Отчет по практике в СИУ

В канцелярии университета регистрируют:

•  приказы по основной деятельности, распоряжения;
•  приказы и служебные задания на командировки;
•  все входящие, внутренние и исходящие документы, подписанные ректором и проректорами университета;
•  обращения работников, студентов университета по личным вопросам.

В отделе кадров регистрируют:

•  приказы по личному составу;
•  заявления работников университета о приеме, замещении, переводе, отпуске, увольнении;
•  служебные записки по кадровым вопросам.

В юридическом отделе регистрируют договоры университета с внешними организациями. В структурных подразделениях регистрируются все входящие, внутренние и исходящие документы. Не регистрируются статистические сведения, бухгалтерские документы, периодические издания, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы и программы, прейскуранты, поздравительные письма и телеграммы и другие документы.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются приказы, поступившие из вышестоящих органов, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, распоряжения ректора, служебная переписка, обращения работников, студентов университета.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. Регистрационный номер документа дополняется цифровым или буквенным индексом согласно классификатору корреспондентов или согласно номенклатуре дел. К регистрационному номеру личного обращения через дефис дописывается первая буква фамилии заявителя (№ И-228).

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

•  наименование организации (автора или корреспондента),
•  наименование вида документа,
•  дата и регистрационный номер документа,
•  дата и индекс поступления,
•  заголовок к тексту (краткое содержание документа),
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата),
•  срок исполнения документа,
•  отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

•  гриф (пометка) ограничения доступа к документу,
•  внутренняя переадресация документов по исполнителям,
•  код по тематическому классификатору, ключевые слова,
•  количество листов документа,
•  наличие приложений,
•  должностное лицо, поставившее документ на контроль,
•  промежуточные сроки исполнения,
•  перенос сроков исполнения,
•  срок хранения документа,
•  статус документа (проект, версия),
•  вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.).

Для обеспечения контроля за поступлением, отправкой и исполнением документов подразделения используют регистрационно-контрольные формы (далее — РКФ), которые в бумажном виде представляют собой журналы регистрации документов, а в электронном виде — электронные карточки учета.

Порядок прохождения входящих документов «« к оглавлению «« наверх

Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение ректору и проректорам в день поступления. Документы, требующие срочного исполнения, докладываются немедленно.

Поручение исполнения документов оформляется резолюцией на документе или на специальном бланке, включает фамилию, инициалы работника, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.

Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручения ректора, проректоров, а также соответствующие поручения руководителей структурных подразделений переносятся в РКФ, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.

После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок доложить о результатах исполнения поручения должностному лицу, давшему поручение.

Исполненный документ направляется в дело руководителем, давшим по нему поручение, и затем сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для направления в дело, в котором будет храниться документ.

Порядок работы с внутренними документами «« к оглавлению «« наверх

Порядок прохождения внутренних документов (переписка, докладные записки, заявки, акты и др.) на этапе подготовки состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании, регистрации в структурном подразделении в журнале учета внутренних документов соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — поступающих документов, регистрируемых в канцелярии.

Передача внутренних документов в другие структурные подразделения осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации исходящих документов.

Порядок прохождения и отправка исходящих документов «« к оглавлению «« наверх

Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении документа, его изготовлении, согласовании, подписании (принятии, утверждении), регистрации и отправке. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.03.2000 № 725. Документы для отправки передаются полностью оформленные, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан проверить содержание текста, его орфографию и пунктуацию, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования и предоставить его вместе с документами, на основании которых он готовился, в канцелярию. Оформленные документы представляются на подпись ректору или проректорам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Все исходящие документы, подписанные ректором и проректорами, после их подписания и регистрации в установленном порядке отправляются канцелярией университета адресатам. Документы, переданные в канцелярию до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день, после указанного времени — на следующий день. Срочная корреспонденция отправляется в день поступления и доставляется в пределах г. Архангельска курьером канцелярии. Срочность доставки документа определяется ректором и проректорами университета.

Передача, прием и обработка документов, поступающих и передаваемых по каналам электронной почты и факсимильной связи «« к оглавлению «« наверх

Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри университета, так и между университетом и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому структурному подразделению университета (должностному лицу), участвующему в процессе электронного документооборота, на почтовом сервере локальной вычислительной сети университета выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. Использование почтовых ящиков на бесплатных почтовых серверах сети Интернет для рассылки документов адресатам университета запрещается.

Обмен электронными сообщениями осуществляется с помощью стандартных почтовых программ. Содержание документа может быть помещено непосредственно в сообщение или отправляться в виде вложенных в сообщение файлов. В наименовании (заголовке) электронного сообщения следует указывать название документа, номер и дату регистрации, при отправке необходимо также поставить отметку «Соответствует оригиналу».

Документы, поступающие по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

После отправки электронного сообщения необходимо связаться с принимающей стороной для того, чтобы убедиться, что документ был получен адресатом.

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

•  объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
•  документ для передачи по каналу факсимильной связи представляется с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения университета. Заявки хранятся в течение одного года;
•  ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего структурного подразделения университета;
•  факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
•  запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
•  подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Факсограммы, поступившие на имя ректора и проректоров, учитываются в журнале установленной формы с проставлением регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях университета, осуществляется их руководителями.

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются в университете канцелярией, в структурных подразделениях — специалистами, ответственными за делопроизводство, и представляются проректору по административной работе.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).