Отчет по практике в НГИЭУ

Рис. 3 – Модель процесса формирования заявок на закупку расходных материалов и оборудования

Далее выделим основные этапы движения заявок в системе:

1) на начальном этапе каждой кафедрой или подразделением Университета формируется план закупок на ближайшее время. План в обязательном порядке должен быть утвержден заведующим кафедрой. В случае, когда план составляется подразделением, он отправляется непосредственно к заместителю директора;

2) затем план кафедры (подразделения) уходит на проверку к заместителю директора, который либо утверждает пункты этого плана, либо отклоняет их;

3) принятые заместителем директора заявки включаются в план закупок;

4) после обработки плана специалистом, заявки возвращаются в подразделения на согласование с начальником подразделения либо с заведующим кафедрой. Если заявка принимается, то формируется закупка, если нет – то заявка идет на доработку.

5) далее формируется закупка [4].

Главной целью автоматизации и контроля поставки расходных материалов является постоянное пополнение материального запаса таким образом, чтобы он был максимально реализован до момента следующей поставки. Это идеальный вариант материального обеспечения деятельности Университета, достижение которого гарантирует повышение эффективности его деятельности [2].

В настоящее время существует множество типов программного обеспечения, позволяющих автоматизировать работу подразделений Университета. Технологическая платформа 1С: Предприятие была выбрана в качестве платформы для создания информационной системы, поскольку она обладает собственным языком программирования. В информационной системе 1С: Предприятие присутствуют необходимые средства для решения задачи. В реализации задачи «Автоматизации планирования и контроля поставки расходных материалов» будет использоваться среда 1С [7].

Автоматизация и контроль поставки расходных материалов в Университете на базе 1С:Предприятия позволяет выполнять ряд функций:

— вести учет расходных материалов;

— отслеживать историю движения любой комплектующей в системе;

— просматривать взаимоотношения подразделений и начальников;

— вести учет серийных, инвентарных номеров;

— возможность создавать заявки на закупку расходных материалов и комплектующих;

— разграничивать доступ к управлению заявками в соответствии с типом пользователей;

— обеспечивать обратную связь с пользователями данной системы;

— осуществлять мониторинг заявок подразделений Университета;

— показывать состояние заявки и данные о ней;

— давать возможность согласовывать заявки с начальством;

— составлять отчет заявок, принятых в закупку [3].

Таким образом, внедрение данной системы значительно снижает время на составление заявок на закупку расходных материалов Университета.

Список литературы:

1. Авдошин Д.С. Информатизация бизнеса. Управление рисками. – М.: Кнорус, 2017. – 334 с.

2. Исаев Г.А. Информационные системы в экономике: учебник. – М.: Омега-Л, 2017. – 462 с.

3. Кравченко, Ю.А. Информационные и программные технологии / Ю.А. Кравченко, Э.В. Кулиев, В.В. Марков; Министерство образования и науки Российской Федерации, Инженерно-технологическая академия. – Ростов-на-Дону; Таганрог, 2017. – 113 с.

4. Назарова О.Б., Усманова Р.Р. Расписание учебного процесса в ВУЗе: автоматизация и оптимизация // Научные исследования, 2019. – № 9. – С. 25-33.

5. Парфенова М.Я., Маликов С.Н Методологические исследования эффективности информационных технологий: монография. Издательство: МУ им. С.Ю. Витте, 2017. –145 с.

6. Соколова Ю.Н. Методика и система закупок оборудования в высшем учебном заведении // Молодой ученый, 2018. – № 12. – С. 36-39.

7.Соловьев А.В. Проектирование информационных систем. Фундаментальный курс. – М.: Академический проект, 2019. – 398 с.

Приложение 2

Анкета для опроса сотрудников Университета

1. Какой программный продукт, по Вашему мнению, является наиболее эффективным для осуществления закупок в ВУЗе?

2. Какой программный продукт, по Вашему мнению, возможно применять на регулярной основе для обеспечения эффективного процесса закупок в ВУЗе?

3. Какой программный продукт, по Вашему мнению, является наиболее подходящим для автоматизации закупок расходных материалов?

4. Как по Вашему мнению, соответствует ли существующее оборудование в ВУЗе для автоматизации?