Отчет по практике в НГИЭУ

Бизнес-процесс-это совокупность всех действии, направленных на создание определенного программного продукта либо информационной системы. Для наглядности бизнес-процессы часто показываются в виде блок-схем бизнес-процессов.

Закупки – один из важнейших бизнес-процессов, протекающих у хозяйствующих субъектов.

Закупки – приобретение Заказчиком, иными уполномоченными лицами от имени Заказчика, в том числе его структурными подразделениям товаров, работ, услуг, иных благ на основе гражданско-правового договора, по которому Заказчик является плательщиком и получателем товаров, работ, услуг.

Закупочная деятельность – деятельность, осуществляемая Заказчиком (сотрудниками Заказчика), иными уполномоченными лицами от имени Заказчика, в том числе его структурными подразделениями, в целях закупки.

Рис. 3 – Блок-схема процесса «Закупки»

Входами процесса «Закупки» являются:

— перечень материалов, контракты на поставку;

— вклад поставщиков;

— данные о заказываемой продукции.

Выходами процесса являются:

— разработанная документация;

— требования к закупкам;

— закупленная продукция.

Ресурсами процесса являются:

— финансы.

Управление процессами закупок расходных материалов в Университете осуществляет административно-хозяйственных отдел.

Модель бизнес-процесса «КАК ЕСТЬ» является существующей моделью состояния организации. Данная модель отображает процессы, происходящие в ней прямо сейчас, а также используемые информационные объекты.

                          Законодательство                         Регламенты

Заявка на закупку                                                                                          Акт выполнения заявки

                                   Заведующий кафедры       Заказчик        Сотрудники                 

Рис. 4 – Контекстная диаграмма (IDEF0) бизнес-процесса выполнения заявок на закупку расходных материалов в Университете «КАК ЕСТЬ»

Для лучше понимания как происходят процессы рассмотрим рисунок 4, где происходит декомпозиция бизнес-процесса выполнения заявок на закупку расходных материалов в Университете «КАК ЕСТЬ».

            Законодательство

                                       Регламенты

                      Заявка на рассмотрение

  Заявка                                                                                                                             Отказ в выполнении заявки

                                                                          Утвержденная заявка

                               Зарегистрированная заявка

 

                                                                                                                                   Результат выполнения заявки

 

                                                                                                                                                Акт выполнения

 

Заказчик                     Заведующий                           Сотрудники

                                      кафедры

Рис. 5 – Декомпозиция бизнес-процесса выполнения заявок на закупку расходных материалов в Университете «КАК ЕСТЬ»

Бизнес-процесс оформления заявок на закупку расходных материалов в Университете состоит из следующих операций:

— сотрудник заполняет бланк заявки с указанием необходимых атрибутов;

— заведующий кафедры рассматривает и визирует заявку, а затем передает ее ответственному лицу;

— ответственный за выполнение заявки сотрудник регистрирует заявку в журнале заявок и приступает к ее выполнению;

— результат работы акцептируется заказчиком;

— сотрудник и заказчик формируют акт выполнения заявки.

На сегодняшний день для эффективного функционирования выдвигаются следующие требования к информационно-образовательной среде образовательного учреждения:

— единая база данных;

— разовый ввод данных и их дальнейшая обработка, и редактирование;

— многопользовательский режим работы с данными;

— определение полномочий для каждого пользователя;

— возможность обмена данными между различными программами.

Была построена контекстная модель «КАК БУДЕТ», модель в данной ситуации показывает будущее предполагаемое состояние предметной области, и создана на основе контекстной модели «КАК БУДЕТ» с устранением недостатков в существующей организации бизнес-процессов, а также, их улучшением и оптимизацией. Все это, достигается за счет устранения выявленных во время анализа контекстной модели «КАК ЕСТЬ» проблемных и спорных мест. В традиционном реинжиниринге рекомендуется проводить автоматизацию бизнес-процессов именно на основании модели «КАК БУДЕТ», также, как и проектировать информационную систему. Что позволяет уменьшить риск проявления автоматизации как исключительно источника затрат из-за автоматизации несовершенных процессов. Контекстная модель «КАК БУДЕТ» представлена на рисунке 5. По сравнению с моделью «КАК ЕСТЬ», добавился новый механизм – «Автоматизированная информационная система», который представляет собой информационную систему для приема и формирования отчета, а также его последующего редактирования если это будет нужно.

                                Законодательство    Регламенты

Заявка на закупку                                                                                     Акт выполнения заявки

                            Заведующий кафедры      Заказчик    Сотрудник      АИС

Рис. 6 – Контекстная диаграмма (IDEF0) бизнес-процесса выполнения заявок на закупку расходных материалов в Университете «КАК БУДЕТ»

С помощью информационной заведующий кафедры и сотрудники смогут тратить меньше времени и затрачивать средств на принятие, формирование и обработку заявок.

Для работы с информационной системой необходимо будет пройти авторизацию сотрудника, в ином случае доступ в информационной системы будет ограничен либо недоступен вовсе.

Для более наглядного отражения была представлена декомпозиция потоков данных бизнес-процесса на рисунке 7.

                                                                                       Формуляр ввода заявки

               Заявка на закупку                                   Бланк заявки

                                                         Утверждение заявки

                                                                                                            Данные

                                              Акт выполненных работ

Рис. 7 – Декомпозиция потоков данных бизнес-процесса выполнения

заявки «КАК БУДЕТ»

На диаграммах выделены элементы, введенные в систему для достижения поставленной цели.

1.3. Анализ исследуемой предметной области

Для решения задачи «Автоматизация планирования и контроля поставки расходных материалов» могут использоваться различные программные продукты. Рассмотрим некоторые из них:

1. Расчеты с клиентами – бесплатная программа для малых предприятий «Расчеты с клиентами» автоматизирует процесс формирования первичных и отчетных документов, ведет учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. Форма любого документа может быть скорректирована с помощью        встроенного        редактора   документов. Программа имеет удобный интуитивно понятный интерфейс. Работа с программой облегчается использованием готовых стандартных текстов и других данных из справочников, формируемых пользователем. Для быстрого освоения программы имеется   файл   помощи   ACCOUNTS.CHM. Возможно     формирование     документов     в     любой      валюте. Программу можно использовать для нескольких предприятий одновременно В любой момент формируется баланс взаиморасчетов с покупателями товаров

Основные возможности программы:

— выписка счетов на оплату;

— регистрация оплат клиентов;

— формирование и печать налоговых накладных и книги продаж;

— формирование и печать платежных поручений;

— формирование баланса, перечня операция и оборотной ведомости по взаиморасчетам с клиентами [19].

2. КИС ПАРУС.

Корпоративная информационная система ПАРУС предназначена для интеграции и координации финансового, логистического, производственного и кадрового менеджмента на предприятии.

 Автоматизация управления деятельностью предприятия как комплексное решение, поддерживаемое разработчиком на всех этапах жизненного цикла системы. Полная и оперативная информация для достижения конечного результата – повышение эффективности функционирования предприятия.

Согласованность, оптимизация и стандартизация работы на всех уровнях управления, во всех подразделениях и филиалах территориально- распределенной структуры – гарантия достоверности и отсутствия ошибок в информации.

Состав приложений КИС ПАРУС и их функциональное объединение в подсистемы обусловлено объективным наличием пяти основных бизнес- направлений деятельности предприятия:

— управление производством;

— маркетинг и логистика;

— управление финансами;

— управление персоналом;

— документооборот.

3. Система «Галактика ERP».

Система «Галактика ERP» является комплексной системой автоматизации управления предприятия. Она обладает широким набором функциональных возможностей. Система предназначена для автоматизации решения задач, которые возникают на стадиях управленческого процесса. Особенности системы:

— масштабируемость;

— возможность вести отчетность согласно международным стандартам учета (IAS, GAAP) и национальным стандартам (РСБУ);

— высокая гибкость и быстрая адаптация к изменениям условий бизнеса;

— простота и надежность в эксплуатации.

Система «Галактика ERP» поддерживает следующие задачи:

— ведения бухгалтерского и налогового учета;

— управление логистикой;

 — управление финансами;

— управление производством;

— управление взаимоотношениями с клиентами;

— управление персоналом [12].

4. «1С: Предприятие 8.3».

Программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Система программ «1С:Предприятие» состоит из технологической платформы (ядра) и разработанных на ее основе прикладных решений («конфигураций»). Такая архитектура системы принесла ей высокую популярность, поскольку обеспечивает открытость прикладных решений, их функциональность и гибкость, короткие сроки внедрения, высокую производительность, масштабируемость от одного до десятков тысяч рабочих мест, работу в режиме «облачного» сервиса и на мобильных устройствах.

Обоснование выбора аппаратной платформы информационной системы.