Отчет по практике в МосАП

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по ДОУ. Инструкция по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации, положений государственных cтандартов России на документы.

Степень совершенствования технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

В целях организации работы с документами, как правило, создается самостоятельное структурное подразделения – канцелярия, на небольших предприятия функции службы ДОУ выполняет секретарь. В небольших организациях при маленькой штатной чиcленноcти работников функции делопроизводственной службы моет выполнять один работник – секретарь.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Прием, отправка, первичная обработка документов, и регистрация, контроль а сроками исполнения, машинописные и копировально — множительные работы проводятся обычно централизованно, а текущее ранение документов, и подготовка к сдаче в ярив – в структурны подразделения. Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в те отдела, где они создаются. Массовое внедрение компьютерных технологий позволило существенно повысить эффективность смешанной формы организации ДОУ, так как внедрение систем электронного делопроизводства позволяет децентрализовано получать и регистрировать документы, организовывать работу с ними, в то время имея централизованную базу даны обо всех документах организации.

Под объемом документооборота понимается – количество документов, полученных и созданных в ООО ПК «Венткомплекс» за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении компания ООО ПК «Венткомплекс» выделяет три группы документов:

— поступающие (входящие);

— отправляемые (исходящие);

— внутренние.

С течением времени назначение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение , что без налаженной системы делопроизводства организация не моет работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства, в соответствии с таблицей 3.

Таблица 3 – Динамика документооборота в компании ООО ПК «Венткомплекс»

Как видно из таблицы 3, стабильное увеличение объема документооборота связано, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников. Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.

Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Все документы организации моно разделить на две группы: водящие и документы созданные в организации.

Водящие документы чаще всего анализируютcя по корреспондентам- авторам документов, от которых они получены:

— от вышеcтоящих инстанций, в том числе органов власти и управления;

— от подведомственных организаций;

— от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть поставщики, клиенты и покупатели;

— от частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании ООО ПК «Венткомплекс» используют два вида документов — докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Кроме объема документооборота изучается цикличность потоков, с учетом которого строиться рабочий день секретаря и других работников службы делопроизводства. Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При централизованной системе традиционного делопроизводства, когда многие документы копируются в службе ДОУ для одновременной передачи всем исполнителям, рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество их копий.

Подсчет ведется на основании итогового числа поступивших документов, а также числа зарегистрированных документов. При наличии автоматизированной системы регистрации документов статистика по общему количеству зарегистрированных документов организации может быть выведена в любой момент в виде отчетной формы.

Однако следует учитывать, что полученное число документов чаще всего не полностью отражает объем документооборота, так как во многих организациях не ставится нумератором отметка о поступлении на нерегистрируемые документы, а также не регистрируется часть внутренних документов, что уменьшает количество документов, выдаваемое статистикой по отношению к реальному документообороту. Кроме того, не учитывается движение копии документов, которые в средних и крупных организациях. Еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Периодичность подсчета документооборота определяется самой службой ДОУ. Регулярный анализ объемов документооборота, фиксируемый в справке, позволяет выявить периоды максимальной загруженности службы ДОУ.

Кроме объемов документооборота изучается цикличность потоков документов, с учетом которого строиться рабочий день секретаря и других работников службы делопроизводства.

Принципиальная схема документооборота в организации была дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. Взяв ее за основу можно представить графически документооборот для организации ООО ПК «Венткомплекс» (рисунок 2).

Рисунок 2 — Схема документооборота организации ООО ПК «Венткомплекс»

Итак, в технологической цепочке обработки и движения документов выделены этапы:

— прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация;

— контроль за исполнением;

— информационно-справочная работа;

— исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

— отправка или направление в дело.

Каждый из этих этапов может быть выполнен как в традиционной, так и в автоматизированной технологии и заслуживает отдельного рассмотрения.

Далее было выполнено индивидуальное задание на тему «Пути и средства повышения эффективности управления фирмой».

Мы решили использовать маркетинг. Первый и самый важный элемент комплекса маркетинга товар. Именно с него начинается разработка комплекса маркетинга на любом предприятии. Разработка продуктовой стратегии представляет собой важный элемент процесса работы предприятия, поскольку все отношения между фирмой и клиентурой возникают именно по поводу предлагаемых товаров.

Выработка продуктовой стратегии фирмы, в т.ч. и ООО ПК «Венткомплекс» предполагает два этапа:

— анализ имеющегося ассортимента продукции;

— разработка стратегии развития продуктового ряда;

На первом этапе мы проводим анализ ассортимента всех товаров, предоставляемых фирмой в данный момент, а на втором решаются вопросы о целесообразности изменения структуры предлагаемых продуктов, а также необходимости расширения продуктового ряда за счет новых товаров (услуг).

Разработка и внедрение новых товаров (услуг) для предприятия это прямая возможность проникновения на новые рынки, их освоение, удовлетворение вновь появившихся пожеланий клиентов, следовательно, и получение на этой основе большей прибыли.

Самые высокие доходы предприятие получает тогда, когда выходит на рынок, как с новым товаром, так и с конкурентоспособной ценой, становясь на этом этапе монополистом, что дает возможность некоторое время получать высокую прибыль. Этот период обычно длится не так долго как хотелось бы, поскольку другие хозяйствующие субъекты стараются быстро наверстать упущенное и предоставить клиентам аналогичные условия. Но и за короткое время можно добиться успеха, привлечь к себе новых клиентов, существенно пополнить клиентскую базу.

Поэтому ООО ПК «Венткомплекс» следует развивать услуги с более низкими ценами, направленными на потребителей с низкой покупательной способностью.

Далее проводится анализ возможностей предприятия по внедрению реализации нового товара: определение объемов сбыта, затрат и соответственно, предполагаемой прибыли. Определив свои возможности, предприятие начинает пробную реализацию нового товара и конкретных действий по его предоставлению потребителю (подготовка нормативных документов, обучение сотрудников, оформление операций, способы предложения данного товара и коммуникационная стратегия).