Отчет по практике в МАГУ

ГЛОССАРИЙ (ключевые термины) по выбранной теме

Должностная инструкция — документ, определяющий права, обязанности и ответственность работника.
Должностное лицо — работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.
Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.
Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
Жалоба — обращение по поводу нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, о бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, неправомерных действиях должностных лиц.
Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовочная часть документа — совокупность реквизитов: «Эмблема организации», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Заголовок к тексту».
Заказ — документ, содержащий требования на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.
Заключение — документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
Трудовой договор — документ, фиксирующий соглашение работника и работодателя об установлении трудовых отношений и условий их регулирования.
Трудовой кодекс РФ — свод законов РФ о труде, регулирующих трудовые отношения.
Учредительный договор — договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.
Факсимиле: 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документа, полученная по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Физическое лицо — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
Фирма — предприятие, компания, организация в производ¬ственной, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.
Формат бланка документа — установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.
Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т. п.).

Контрольные материалы
(кейс-задания по выбранной теме,
соответствующей основным направлениям деятельности
профильной организации – базы практики)

Администрация района в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Астраханской области, Уставом муниципального образования, иными муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления.
Прохождение практики началось в канцелярии, где я сортировал архив, оформлял дела, изучал различные формы документов, занимался корреспонденцией и помогал осуществлять другие функции, присущие канцелярии.
Документы передаются на рассмотрение и исполнение не позднее следующего дня после их поступления, при поступлении в пятницу во второй половине дня — не позднее понедельника. Срочные документы исполняются немедленно. Приказы, указания, обзоры и другие документы передаются для ознакомления по указанию руководителя или структурного подразделения. Лица, которые ознакомились с документом, расписываются на нем на отдельной странице, указывая дату и фамилию и др.
Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение от одного исполнителя к другому, с одного подразделения в другой) производится только через работников канцелярии по резолюции руководства.
Наблюдательное производство передается в другое подразделение во временное пользование под расписку на карточке движения наблюдательного производства. Передача наблюдательных производств для постоянного использования, а также жалоб, дел и писем по жалобам и делам ведется через алфавитную картотеку с отметкой в книгах учета, когда и кому переданы документы; бумаги, которые не касаются переписки по жалобам и делам, — через корреспондентскую картотеку.
Жалобы и заявления могут передаваться с одного подразделения в другой по соглашению руководителей структурных подразделений, а в спорных случаях — согласно с указанием руководителя, который ранее поставил резолюцию.
Прием и первичная обработка входящей корреспонденции.
Прием и первичную обработку входящих документов осуществляет в вышестоящей прокуратуре картотека или специально выделенный работник канцелярии, в районной, городской и приравненной к ним прокуратуре — начальник канцелярии, старший инспектор или инспектор.
Корреспонденция сортируется на:

• жалобы, письма, заявления, телеграммы граждан;
• документы, которые относятся к переписке по жалобам и делам;
• уголовные и гражданские дела;
• другие документы.
  При этом отбираются документы, которые не подлежат регистрации. Руководителям вышестоящих прокуратур передают наиболее важные документы, которые требуют их решения.
  Анонимные обращения не регистрируются. Если в них содержатся сообщения о преступлении или о лицах, которые их совершили, они отправляются в органы, ведущие оперативно-розыскную деятельность.
  Жалобы и другие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме граждан или при выезде в другие прокуратуры, предприятия и учреждения, передаются ими для регистрации в установленном порядке не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.
  Работникам картотеки запрещается принимать жалобы, письма, заявления и другие документы непосредственно от граждан. Заявитель может опускать жалобы в ящик «Для жалоб и заявлений», который обязан быть в каждой прокуратуре и размещаться в доступном для граждан месте.
  Обращения граждан принимаются и оперативными сотрудниками на личном приеме.
  Жалобы из ящика вынимаются ежедневно и передаются в подразделение, которое занимается предварительным рассмотрением этих документов. При этом в них выделяются и подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество; год рождения; когда, каким судом рассмотрено дело; по каким статьям осужден, привлечен к другой ответственности; адрес заявителя и текст просьбы; в правом верхнем углу первой страницы проставляются первые буквы фамилии лиц, на которые следует завести алфавитные карточки, через дробь — лиц, на которых выписываются карточки-отправления.
  Регистрация документов.
  Документы регистрируются один раз: входящие — в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Регистрируются документы, которые требуют исполнения, жалобы граждан.
  Внутренние документы (приказы, указания, инструкции, задания и др.) регистрируются по тем же правилам, что и входящие документы. На таких документах проставляют индекс структурного подразделения и номер дело по номенклатуре, в которой они группируются.
  Документы регистрируются на карточках. Исходящие документы не подлежат дополнительной регистрации. Регистрация документов в журналах не разрешается.
  Во время регистрации жалоб алфавитную карточку выписывают на лицо, касательно которого подана жалоба. Карточка-отправление — на заявителя, если жалоба поступила от другого лица.
  После принятия решения по жалобе работник канцелярии cтруктурного подразделения указывает на оборотной стороне справки номер заведенного наблюдательного производства или, если оно не заведено, дату, номер и кому направлена жалоба, а также фамилию исполнителя, который принял решение по жалобе, и возвращает справку в алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, а справка уничтожается.
  Руководитель прокуратуры или структурного подразделения обязаны рассмотреть документ не позднее следующего дня с момента регистрации, а срочные — немедленно и поставить резолюцию, которая должна иметь ясную и исчерпывающую резолюцию о порядке, характере, сроке исполнения, необходимости истребовании дела, других материалов либо выезде на место и др.
  На документе должна быть только одна резолюция. Другая резолюция, которая не должна дублировать предыдущую, допускается только в случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения или уточняются исполнители. Прохождение документа с резолюцией со времени ее наложения руководителем к непосредственному исполнителю не должно превышать одного дня. Резолюция пишется на свободном от текста месте, а если документ подлежит возврату, то на отдельном листе.
  Если исполнение жалобы либо другого документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то эта жалоба либо документ передается непосредственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Он несет ответственность за исполнение и организовывает проверку жалобы либо проверку с документом в полном объеме, при необходимости снимает копии либо делает выборки и передает руководителю соответствующего подразделения. Вместе с другими управлениями, отделами готовит единое поручение, ответ заявителю или должностному лицу.
  Ответственность за качественную и своевременную подготовку материалов одинаково несут все должностные лица, указанные в резолюции руководителя или структурного подразделения.
  Срок исполнения документов, жалоб отсчитывается со дня их поступления, а документов, которые требуют перевода, — со дня их перевода.
  Если окончание срока исполнения выпадает на нерабочее время, то последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день. Исполнитель несет ответственность за исполнение по существу и в установленный срок. Перед передачей подготовленного документов на подпись исполнителем проверяется его текст, правильность оформления, наличие необходимых виз и приобщаются материалы проверки.
  Правильная организация первичного учёта, обеспечивающая точную и своевременную регистрацию — необходимое условие для составления высококачественных и научнообоснованных отчётов.
  Основные задачи первичного учёта:
• формирование полной и достоверной информации;
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям отчётности.

Вопросы по данной теме:

1. Каковы общие требования к деловым письмам?
2. Порядок регистрации документов?
3. Виды деловых документов?
4. По истечении какого промежутка времени отправление ответа на сообщение является корректным?
5. Какой шрифт используется чаще других в ведении документации?

2) Структура управления и персонал.
В структуру Администрации входят территориальные и отраслевые (функциональные) органы Администрации.
Отраслевыми (функциональными) органами Администрации являются специально создаваемые органы по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных федеральными законами и законами Астраханской области государственных полномочий.
Территориальные и отраслевые (функциональные) органы Администрации осуществляют свою деятельность в соответствии с Положениями о территориальных и отраслевых (функциональных) органах Администрации, которые утверждаются главой администрации.
В качестве совещательных органов могут создаваться постоянные и временные комиссии, советы и иные коллегиальные органы по различным направлениям деятельности Администрации. Решения о создании таких органов, сроке их полномочий, численности, персональном составе и полномочиях принимаются главой администрации в виде постановлений и распоряжений Администрации.
Администрацию МО возглавляет глава администрации, который избирается на муниципальных выборах, либо представительным органом муниципального образования из своего состава, либо представительным органом муниципального образования из числа кандидатов, представленных конкурсной комиссией по результатам конкурса. В поселении, в котором полномочия представительного органа муниципального образования осуществляются сходом граждан, глава муниципального образования избирается на сходе граждан и исполняет полномочия главы местной администрации.
Глава администрации МО осуществляет следующие полномочия:
 представляет администрацию поселения в органах государственной власти и управления, во взаимоотношениях с органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями;
 разрабатывает и вносит структуру и штатное расписание администрации поселения;
 назначает на должность и освобождает от должности муниципальных служащих администрации поселения. Заключает трудовой договор с муниципальными служащими;
 осуществляет общее руководство администрацией поселения;
 издает постановления и распоряжения по вопросам компетенции, внутриорганизационной деятельности администрации поселения и кадровым вопросам;
 подписывает договоры, соглашения, контракты, одной из сторон в которых выступает администрация поселения;
 осуществляет общее руководство на территории поселения по вопросам гражданской обороны, ликвидации чрезвычайных ситуаций, безопасности;
 применяет, в соответствии с действующим законодательством РФ, меры поощрения, привлекает к дисциплинарной ответственности муниципальных служащих, работников администрации;
 рассматривает и учитывает в своей деятельности предложения органов территориального и общественного самоуправления;
 содействует в подготовке и проведении выборов представительных органов власти, референдумов и переписи населения в соответствии с законодательством;
 организует личный прием и рассмотрение обращений граждан, принимает по ним решения в пределах своей компетенции;
 принимает от уполномоченных предприятий, учреждений, трудовых коллективов, общественных организаций и отдельных групп граждан уведомления о проведении массовых акций на территории района;
 осуществляет контроль за деятельностью муниципальных предприятий, муниципальных учреждений жилищно-коммунального хозяйства, расположенных на территории района;
 контролирует деятельность комиссии по делам несовершеннолетних и других комиссий, образуемых в районе;
 осуществляет иные исполнительно-распорядительные функции.
Заместители главы администрации района назначаются на должность и освобождаются от нее заместителем мэра города — главой администрации района.
Число работников администрации устанавливается в соответствии со структурой и штатным расписанием, утверждаемым постановлением главы администрации.
Работники администрации осуществляют функции в соответствии с распределением обязанностей, закрепленными за ними постановлением администрации поселения.
В целях совершенствования управления хозяйством района, повышения оперативности и ответственности должностных лиц за решением задач, возложенных на администрацию поселения, глава администрации вправе перераспределять отдельные полномочия между работниками.
В соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами РФ и области, нормативными правовыми актами, регулирующими правоотношения в сфере местного самоуправления, в том числе Уставом муниципального образования, органы и должностные лица администрации района несут ответственность за:
 неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них задач и функций, полномочий в соответствии с настоящим Положением; неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями.
Глава администрации поселения несет персональную ответственность за выполнение возложенных на администрацию полномочий.
В администрации используются различные методы управления. Рассмотрим их подробнее.
Для администрации характерно использование административных методов управления. Административные методы (организационные, организационно-распорядительные) выражаются в прямом воздействии на объект управления в целях побуждения его к принятию определенного решения. Администрирование означает, что любое предписание объекту управления является директивой, приказом, а не рекомендацией, т.е. имеет принудительный характер.
Административные методы осуществляются двумя видами актов: нормативными и индивидуальными. Нормативные акты управления содержат правила, относящиеся к определенному кругу вопросов и рассчитанные на применение в течение более или менее продолжительного времени (законы, нормы, стандарты и т.д.). Индивидуальные акты адресованы определенным субъектам (лицам или организациям) и обычно содержат предписание на ограниченный отрезок времени (приказ, распоряжение).
Административные методы бывают организационные и распорядительные (отсюда синоним административных методов как организационно-распорядительных).
Организационные воздействия объединяют различные меры организационного порядка, например, определение структуры компании, установление порядка прохождения заявок на материалы.
Распорядительные воздействия представляют собой¬ приказы, распоряжения и указания, касающиеся повседневной оперативной работы по обеспечению нормального функционирования предприятия. Они могут быть как в письменной, так и в устной форме. Отношения между органами управления могут быть распорядительными, когда исходят от вышестоящего органа нижестоящему (по вертикали), или в виде согласования, характерного для отношений различных органов управления, не подчиненных друг другу, т.е. по горизонтали.
Структура администрации района предопределяет и направления коммуникационных потоков в ней, то есть, движения сообщений по различным каналам, между различными подразделениями и работниками этой организации: