Отчет по практике в МАГУ

Характеристика руководителя по практической подготовке
от Профильной организации

Фамилия, имя, отчество _______________________________________________
4 курс заочной формы обучения, группа 4-ЗФО-ГМУ-ГМС
Направление подготовки 38.03.04 Государственное и муниципальное управление, Направленность (профиль) Государственная и муниципальная служба
Наименование организации (объекта практики):___________________________
(указать наименование Профильной организации)
Адрес: ______________________________________________________________
(указать адрес Профильной организации)

Период прохождения практики 06.06.2022 – 20.06.2022

В период практики обучающийся (аяся) проявлял(а) интерес к работе и должную инициативу, соблюдал(а) дисциплинарные нормы и правила внутреннего распорядка.
Все предусмотренные практикой задания были выполнены в полном объеме, что подтверждается руководителем практики от предприятия.
Все выполненные задания отличаются качеством и правильностью исполнения. Обучающийся(аяся) в период практики показал(а) высокий уровень владения теоретическими знаниями и практическими навыками. В работе обучающийся(аяся) проявлял(а) должную степень самостоятельности и активности.
.
Отметка (баллы) по итогам практики _________________________________

Должность руководителя по практической подготовке
от Профильной организации____ _________________
(подпись) (Ф.И.О.)

Должность руководителя
Профильной организации _____ __________________
(подпись) (Ф.И.О.)

Место печати Профильной организации

Характеристика руководителя по практической подготовке
от Профильной организации

Фамилия, имя, отчество _______________________________________________
4 курс, группа 4-ЗФО-ГМУ-ГМС
Направление подготовки 38.03.04 Государственное и муниципальное управление, направленность (профиль) Государственная и муниципальная служба
Наименование организации (объекта практики) ФГБОУ ВО «МАГУ», кафедра ЭиУ
Период прохождения практики 06.06.2022 – 20.06.2022

В период практики обучающийся (аяся) проявлял(а) интерес к работе и должную инициативу, соблюдал(а) дисциплинарные нормы и правила внутреннего распорядка.
Все предусмотренные практикой задания были выполнены в полном объеме, что подтверждается руководителем практики от предприятия.
Все выполненные задания отличаются качеством и правильностью исполнения. Обучающийся(аяся) в период практики показал(а) высокий уровень владения теоретическими знаниями и практическими навыками. В работе обучающийся(аяся) проявлял(а) должную степень самостоятельности и активности.
.
Отметка (баллы) по итогам практики _________________________________

Канд. экон. наук, доцент кафедры ЭиУ
профессор РАЕ ___ 
(подпись) (Ф.И.О.)

Канд. экон. наук, доцент
директор ИКИиП __ 
(подпись) (Ф.И.О.)

Место печати Профильной организации

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Мурманский арктический государственный университет»
(ФГБОУ ВО «МАГУ»)

ИНСТИТУТ КРЕАТИВНЫХ ИНДУСТРИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

ОТЧЕТ
по производственной практике
практике по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности (в том числе технологической практики, педагогической практики)
(вид, тип практики)

Обучающегося 4 курса, группы 4-ЗФО-ГМУ-ГМС, заочной формы обучения

(фамилия, имя, отчество)

Код, наименование направления подготовки: 38.03.04 Государственное и муниципальное управление
Направленность (профиль) Государственная и муниципальная служба

Руководитель по практической подготовке
от Университета: Уткова Мария Александровна
(фамилия, имя, отчество)

Сроки практики «06» июня 2022 г. по «20» июня 2022 г.

В соответствии с учебным планом учебная практика была пройдена на базе ФГБОУ ВО «МАГУ».
Руководителем практики со стороны Мурманского Арктического Государственного Университета являлась кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и управления, профессор Российской Академии Естествознания Уткова Мария Александровна.
Производственная практика, практика по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности (в том числе технологической практике, педагогической практике) проходила в период с «06» июня 2022 г. по «20» июня 2022 г.
Актуальность практики обусловлена необходимостью подготовки обучающихся к углубленному практическому изучению учебных дисциплин.
Объектом практики является Администрация ЗАТО Александровск.
Предмет практики: закрепление теоретических знаний по общепрофессиональным и специальным дисциплинам.
Производственная практика, практика по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности (в том числе технологической практике, педагогической практике) проводится в целях расширения, углубления и закрепления теоретических знаний, ознакомление обучающихся с основными видами и задачами будущей профессиональной деятельности и приобретения первоначальных практических навыков, а также подготовка обучающихся к углубленному практическому изучению учебных дисциплин.
В соответствии с целью практики, ее программой и индивидуальным заданием на ее выполнение, основными задачами практики были определены нижеследующие:

• сбор информации, необходимой для научно-исследовательской работы;
• закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в ходе освоения ряда учебных дисциплин;
• выработка навыков самостоятельного анализа результатов проделанной работы;
• формирование у будущих специалистов соответствующих профессиональных качеств.

Муниципальное образование городской округ закрытое административно-территориальное образование Александровск Мурманской области, его статус, наименование

1. Городской округ закрытое административно-территориальное образование Александровск Мурманской области есть административно-территориальное образование, имеющее органы местного самоуправления, в пределах которого расположены военные и иные объекты Министерства обороны Российской Федерации и других федеральных ведомств Российской Федерации, для которых устанавливается особый режим безопасного функционирования и охраны государственной тайны, включающий специальные условия проживания граждан.
   Официальное (полное) наименование муниципального образования – городской округ закрытое административно-территориальное образование Александровск Мурманской области. Сокращенное наименование – ЗАТО Александровск.
   ЗАТО Александровск образовано в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 мая 2008 года № 857 «О преобразовании закрытых административно-территориальных образований – города Полярного, города Скалистого и города Снежногорска Мурманской области в закрытое административно-территориальное образование Александровск Мурманской области», Законом Мурманской области от 28 ноября 2008 года № 1029-01-ЗМО «О муниципальном образовании закрытое административно-территориальное образование Александровск».
   Дата образования ЗАТО Александровск – 28 мая 2008 года.
   На территории ЗАТО Александровск местное самоуправление осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Российской Федерации от 14.07.1992 № 3297-1 «О закрытом административно-территориальном образовании» с учетом исторических и местных традиций.
   ЗАТО Александровск находится в ведении федеральных органов исполнительной власти по вопросам:
   • установления административной подчиненности, границ ЗАТО Александровск и земель, отводимых организациям и (или) объектам;
   • определения полномочий органов государственной власти Мурманской области в отношении ЗАТО Александровск;
   • медико-санитарного обеспечения в соответствии с законодательством Российской Федерации об охране здоровья граждан населения закрытых административно-территориальных образований, включенных в утвержденный Правительством Российской Федерации перечень территорий, население которых обеспечивается медицинской помощью в медицинских учреждениях, подведомственных федеральному органу исполнительной власти, осуществляющему функции по медико-санитарному обеспечению населения отдельных территорий;
   • выдачи разрешений на строительство на земельных участках, занимаемых организациями и (или) объектами, указанными в пункте 1 статьи 1 Закона «О закрытом административно-территориальном образовании».
   • обеспечения особого режима безопасного функционирования организаций и (или) объектов, включающего специальные условия проживания граждан, охраны общественного порядка, и обеспечения пожарной безопасности.
   • Особый режим безопасного функционирования организаций и объектов в ЗАТО Александровск, включает:
   • установление контролируемых и (или) запретных зон по границе и (или) в пределах ЗАТО Александровск;
   • ограничения на въезд и (или) постоянное проживание граждан на территории ЗАТО Александровск, включая установление перечня оснований для отказа во въезде или в постоянном проживании;
   • ограничения на полеты летательных аппаратов над территорией ЗАТО Александровск;
   • ограничения на право ведения хозяйственной и предпринимательской деятельности, владение, пользование и распоряжение природными ресурсами, недвижимым имуществом, вытекающие из ограничений на въезд и (или) проживание;
   • ограничения на создание и деятельность на территории ЗАТО Александровск организаций, учредителями которых являются иностранные граждане, лица без гражданства, иностранные некоммерческие неправительственные организации, отделения иностранных некоммерческих неправительственных организаций, организации с иностранными инвестициями;
   • организацию разработки и осуществление мер по предупреждению терроризма, предотвращению техногенных катастроф, обеспечению пожарной безопасности и охране общественного порядка.
   В процессе прохождения цель производственной практики достигнута. Поставленные задачи решены.

__________ / И.О. Фамилия обучающегося(-ейся) /
(подпись)

ЗАДАНИЯ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ НАПРАВЛЕННОСТИ
(С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПЕДАГОГИЧЕСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ)

Приложение 1.1

Учебно-методическая литература, соответствующая основным направлениям деятельности Администрации муниципального образования
(АННОТИРОВАННЫЙ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ)

1) Основным нормативно-правовым актом, регулирующим деятельность государственных служащих, является Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 N 79–ФЗ (ред. от 19.12.2016г.) . В ст. 3 Закона об основах государственной службы содержится следующее определение: «Государственный служащий является гражданином Российской Федерации, который в порядке, установленном Федеральным законом, исполняет обязанности государственного служащего государственной службы за вознаграждение, выплачиваемое за счет средств федерального бюджета или бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации» .
Выделяют:
– федеральную государственную службу;
– государственную гражданскую службу.
Ключевые слова: органы местного самоуправления, граждане, конфронтация, взаимодействие, антикоррупционные механизмы, контроль общественности, личный прием граждан.
2) Указ Президента РФ от 12.08.2002 N 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» (ред. от 16.07.2009) . Этот указ устанавливает требования к официальному поведению государственных гражданских служащих, направленные на повышение общественного доверия к государственным институтам, создание условий для добросовестного и эффективного выполнения государственными служащими служебных (служебных) обязанностей и устранение злоупотреблений на государственной службе. Основой таких требований является ожидание честности и добросовестности сотрудников, их лояльности государству и закону. Они предназначены для обеспечения добросовестного выполнения служебных обязанностей, соблюдения установленных запретов и ограничений, соответствия служебного поведения требованиям законодательства и общепринятым этическим нормам.
Ключевые слова: государство и право, зарубежная практика, организация местного самоуправления, формы местного самоуправления оценка, эффективность.
3) Закон Российской Федерации от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации» (ред. от 01.03.2020) . Данный закон регулирует деятельность средств массовой информации, провозглашает свободу слова, недопустимость цензуры, недопустимость злоупотребления свободой средств массовой информации. Сознание людей находится под влиянием мнения, навязанного СМИ. Освещение объективных успехов, достигнутых государственными служащими, а не акцентирование внимания лишь на недостатках в работе, будет способствовать формированию позитивного имиджа «чиновников»;
Ключевые слова: проектное управление, проектная деятельность, проект, государственное и муниципальное управление.

4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 02.12.2019г.) . Данный закон регулирует деятельность сети Интернет.
5. Указ Президента РФ от 25.04.2019 №193 «Об оценке эффективности деятельности высших должностных лиц (руководителей высших исполнительных органов государственной власти) субъектов РФ и деятельности органов исполнительной власти субъектов РФ» . В данном законе содержатся показатели оценки эффективности деятельности руководителей высших должностных лиц субъектов РФ.
   В частности в нем перечислены общие принципы служебного поведения государственных служащих, а также закреплены следующие обязанности:
   – не оказывать предпочтения каким-либо профессиональным или социальным группам и организациям;
   – исключать действия, связанные с влиянием каких-либо личных, имущественных (финансовых) и иных интересов, препятствующих добросовестному исполнению должностных обязанностей;
   – соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения;
   – уважительно относиться к деятельности представителей средств массовой информации по информированию общества о работе государственного органа, а также оказывать содействие в получении достоверной информации.
6. Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (ред. от 16.12.2019г.) . Он определяет меры по противодействию коррупции, дает понятие конфликту интересов и порядку его разрешения, предоставление сведений о доходах, расходах, обязанность уведомлять о случаях склонения к совершению коррупции, которые будут подробно рассмотрены в дальнейшем; устанавливает запреты, обязанности и ограничения налагаемые на лиц замещающие должность государственной или муниципальной службы, при заключении ими трудового или гражданско-правового договора и так далее. Так же в данном Федеральном законе указываются некоторые виды ответственности за совершённые коррупционные правонарушения. Данный закон имеет очень важное значение, поскольку одним из основных аспектов формирования негативного имиджа по отношению к госслужащим является именно коррупция в сфере органов государственной власти. Высокая коррумпированность чиновников повышает недоверие народа, формирует отрицательный имидж государственных служащих в глазах общества.
7. 29 марта 2019 года в России вступили в силу законы об ответственности за распространение фейковых новостей и оскорбление власти. Соответствующие изменения были внесены в федеральный закон от 18.03.2019 № 31-ФЗ «О внесении изменений в статью 15-3 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» .
8. Сорокина Н.Е. Основные направления деятельности муниципальной методической службы. М., 2017.
   Аннотация. В статье приводятся примеры решения задач муниципальной методической службы, вследствие решения, что информационно-методическое сопровождение будет эффективным только тогда, когда будет строиться по определенным этапам: диагностика, информирование, организация и обучение. Благодаря организации работы с молодыми педагогами, функционированию школьных и районных методических объединений, сотрудничеству с высшим учебным заведением, анализу участия педагогов в профессиональных конкурсах, организации дополнительных учебных программ для обучения педагогов достигается рост эффективности деятельности муниципальной методической службы. На основании всего изложенного в статье делается следующий вывод: информационно-методическое сопровождение педагогических работников является значимым элементом управления развитием инноваций, повышает эффективность каждой образовательной организации и — благодаря этому — муниципальной системы образования в целом.
   Ключевые слова: муниципальная методическая служба, образовательные организации, педагогические работники, методическое сопровождение, коллектив, инновационная деятельность.
9. Брезгина, И. И. Направления совершенствования документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти / И. И. Брезгина. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 51 (185). — С. 146-148. — URL: https://moluch.ru/archive/185/47285/ (дата обращения: 03.07.2022).
   В настоящей статье представлен анализ мероприятий по рационализации делопроизводства и совершенствованию документооборота в муниципальных органах управления. На примере администрации муниципального образования город Краснодар автор показывает, что в настоящее время возможны два направления совершенствования документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления, первое из которых связано с реализацией традиционных методов, а второе — с применением информационных технологий, т. е. внедрением систем электронного документооборота. Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.
10. Особенности документирования управленческой деятельности в органах местного самоуправления Российской Федерации. -Делопроизводство, 2016, N 2.
    Учитывая специфику работы органов местного самоуправления как целостной системы органов власти, использование общегосударственной регламентации делопроизводства является обязательной и необходимой мерой для достижения единообразия правил и норм делопроизводства на локальном уровне в отдельных муниципальных образованиях.
    На федеральном уровне вопросы делопроизводства в органах местного самоуправления регулируются фрагментарно, на уровне субъектов Российской Федерации — чуть более развернуто. Самая подробная регламентация порядка делопроизводства ведется уже на уровне муниципальных образований — через муниципальные нормативные акты и организационные документы.
    Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.
11. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности [текст]: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2016. – 304с.
12. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления [текст]: учебник / Л. А. Румынина. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2015. – 224 с.
13. Рыженко А. А., Рыженко Н. Ю., Сатин А. П. Электронный документооборот [текст]: учебное пособие / А. А. Рыженко, Н. Ю. Рыженко, А. П. Сатин.– М.: Академия ГПС МЧС России, 2016.– 147 с.
14. Сидорик В. В. Технология разработки электронных документов [текст]: учебно-методическое пособие / В. В. Сидорик. – Минск: БНТУ, 2018. – 78 с.
15. Смирнов А. В. Социальная включенность личности и ее связь с уровнем проявлений профессионально важных качеств руководителя [текст] // Педагогическое образование в России, 2018, №11. С. 124-131.
16. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов [текст]: учебное пособие / О. П. Сологуб. – М.: Омега – Л, 2016. – 207 с.
17. Филатов Д.Г. Системы электронного документооборота [текст]: учебное пособие / Д. Г. Филатов. – А.: Издательство Абакан, 2015. – 105 с.
18. Шишин И. О. Информационные технологии управления документами [текст]: учебное пособие / И. О. Шишин. – Спб.: СанктПетербургский государственный экономический университет, 2017. – 78 с.
19. Делопроизводство [электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.top-personal.ru (дата обращения 5.07.2022).

План-конспект лекции по выбранной теме, соответствующей основным направлениям деятельности базы практики.

Тема плана-конспекта лекции Документооборот, как узловое звено системы документационного обеспечения управления
Документооборот служит значимой частью в формировании делопроизводства в организации. Помимо стадий передвижения документов он задает и темп их движения. Делопроизводственный документооборот понимается как информационное оснащение управленческого персонала, применение и сохранность документов, созданных ранее. Главными правилами формирования документооборота являются :
 оперативное передвижение документа с наименьшими затратами времени;  максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);  план прохождения и ход обработки основных видов документов должны быть похожими. Следование этим правилам позволяет осуществить главный организационный принцип делопроизводственной службы – вероятность централизационного исполнения похожих технологических операций. Документ служит основой всякого документооборота. Каждый документ, как бумажный, так и электронный в сочетании обязаны согласовываться методом соблюдения правил предоставления информации на любом носителе. Организация документооборота – это правила, согласно которым должно происходить движение документов. Формирование документооборота объединяет весь план перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, 14 передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.
Рост документооборота, прежде всего, связан с возможностью обращения в органы государственной власти через компьютерные сети, изменением действующего законодательства (принятием новых законов). Вследствие этого увеличивается число согласительных процедур по проектам новых законодательных актов. Сокращение объемов документооборота в органах местного самоуправления связано с ужесточением контроля исполнения документов на местах, переходом на электронный оборот документов и унификацией форм документов. Документооборот служит значимой составной частью делопроизводства. Рационально выстроенный документооборот ускоряет процесс движения документов внутри организации.
В связи с вышесказанным, ключевая задача организации документационного обеспечения – исключение повторного попадания документов в обработку. Все документы условно можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние документы. Основными характеристиками потоков, учитываемых при организации документооборота, считаются: Принципы Оперативность прохождения документов Устранение возврата документов Единообразие процедуры прохождения и процессов обработки основных видов документов  размер потока, который определяется количеством документов, попадающих в канцелярию (секретарю-референту) за год, полугодие или квартал;  структура потока, определяемая разнообразием документов, авторством и другими классификационными отличиями;  режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта). Для улучшения качества маршрутов перемещения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), создаются маршрутные схемы.
Различают три главные формы ведения работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная .
Централизованная система – это когда операции, которые связаны с документационным обеспечением концентрируются в одном месте либо у секретаря, что помогает намного улучшить качество их обработки.
Децентрализованная система – это когда вся работа с документами проводится напрямую в структурных подразделениях организации, то есть, ведется автономно в каждом подразделении.
Смешанная система представляет собой систему, где одни операции (прием, отправка) исполняются в одной из служб, а иные – в остальных активных подразделениях. Поступивший в организацию документ, изначально подлежит регистрации. В первую очередь происходит присвоение собственного регистрационного номера, который заносят в журнал либо в картотеку совместно со сведениями о документе. Далее документ движется по органу власти.
На любой стадии передвижения может произойти списание документа в дело за его невостребованностью, что подобающим образом подлежит регистрации делопроизводителем. Если должностной инструкцией по делопроизводству предусмотрена передача в архив, списанного документа, то это производится, или же он уничтожается по правилам архивного хранения. Являясь технологическим процессом, документооборот подразделяется на ряд частей, называемых потоками. С их помощью происходит связь в управлении. Из потоков входящих, исходящих и внутренних документов и складывается документооборот. Входящим называют документ, который поступил в организацию. Большинство входящих документов приводят к созданию исходящих, в требуемые сроки.
Такие сроки устанавливаются нормативными документами, предполагающими определенное время ответа на входящий документ, или же устанавливаются напрямую в этом документе. Исходящим называют документ, отсылаемый из организации. В основном такие документы – это ответ учреждения на входящие документы. Основой некоторых исходящих документов является внутренняя документация учреждения. Внутренние документы – это документы, которые не выходят за границы учреждения, в котором они подготовлены. Такие документы используют в организационных целях учреждения.
Процесс движения входящих документов подразумевает следующие операции :
 прием входящих документов;
 предварительная (экспедиционная) обработка;
 предварительное рассмотрение и распределение;
 регистрация;
 рассмотрение документов руководством;
 исполнение резолюций;
 отправка ответных документов.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Любая корреспонденция, попадающая в организацию, независимо от адресата должна быть обработана в канцелярии .
Цель первоначальной обработки входящей документации — проверка правильности доставки и целостности вложений, так же необходимо принимать во внимание поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Получатель убеждается в невредимости конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции, распечатываются, документация извлекается и производится сверка
В случае выявления повреждения документа или его отсутствия, об этом уведомляется отправитель. Все, без исключения, документы, поступившие в организацию, отмечают регистрационным штампом, на котором указано время поступления документа. Штамп и дата ставятся непосредственно в день получения документа. На начальной стадии обработки документы распределяются по подразделениям учреждения. Документы, предназначенные руководству, направляются в канцелярию или же секретарю руководителя. Документы для структурных подразделений распределяются по наименованиям, после чего их получают секретари этих подразделений. Регистрируемая документация передается для регистрации, а нерегистрируемая – раскладывается по структурным подразделениям, после чего доставляется адресату.
Размещение входящих документов определяется прямоточностью их перемещения. Первичной обработкой входящих документов в малых учреждениях занимается секретарь. Следует отметить, что на сегодняшний день документы можно получить как по почте, так и по электронной почте или по факсу. Служба делопроизводства обязана контролировать перемещение этих документов. На начальном этапе поступившие документы подлежат рассмотрению в канцелярии. Это выполняется с целью отбора документов для руководства. Такие документы подвергаются детальному анализу, для того, чтобы руководитель получил только нужную информацию, для решения того или иного вопроса. Эти документы составляют 15% от всей документации учреждения. Документы, предназначенные для структурного подразделения, или напрямую для исполнителя, отмечаются кодом структурного подразделения, местом направления или фамилией исполнителя. Начальный этап рассмотрения предполагает так же выяснение того, 20 необходимо ли по поступившему документу подобрать прошлую документацию или нормативные акты по предлагаемому вопросу.
К рассмотрению документы передаются непосредственно в день получения. Документы, имеющие пометку «срочно», а также телеграммы, передаются первыми и рассматриваются по мере поступления. Простые документы рассматриваются обычно в тот же день, когда были получены. По итогам рассмотрения документов руководитель составляет резолюцию. При ознакомлении с полученным документом, руководитель организации обязан обозначить четкие указания для его исполнения. Исполнитель получает документ с резолюцией руководителя. Если исполнителей несколько, документ передают всем по очереди. Чтобы работать с документом единовременно, делаются копии этого документа согласно количеству исполнителей. Оригинал документа получает ответственный исполнитель (обычно его указывают первым в резолюции). Резолюция руководителя отражается в карточках регистрации. Каждое передвижение документа в организации происходит без расписок, но отмечается в карточке регистрации. Резолюцию исполняют: ответственный исполнитель и лица, которые в ней обозначены. Процесс исполнения документа отмечается на обратной стороне карточки регистрации, если это необходимо. Документ до того, как его исполнят, непрерывно находится в папке исполнителя. Когда ответный документ передается на подпись, обязательно прилагаются материалы, на основании которых он подготавливался. Благодаря этому, работа руководителя упрощается. Документ и прилагающийся к нему материал направляются в дело тогда, когда ответный документ полностью готов. Подшивка в дело осуществляется в канцелярии .
Весь документооборот учитывается для получения данных, чтобы рассчитать штатную численность службы делопроизводства, а также для регулировки загруженности делопроизводителей и подразделений работой с документами. Применяются следующие нормативы для операций с документами: времени, численности персонала, управляемости. Нормирование времени – это степень расхода времени, затраченного на исполнение определенной работы, при конкретных организационно-технических, санитарно-гигиенических условиях труда.
В зависимости от того, как организовано делопроизводство в учреждении, проявляется оперативность и надежность управленческого аппарата, а также культура управления. Системы документооборота нужны для решения определенных задач, поставленных перед учреждением.
Документооборот занимает центральное место каждой делопроизводственной системы, поэтому главной задачей любой организации является рациональное ведение документооборота и наличие компетентной делопроизводственной службы.