Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение.

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом. Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1». При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем. Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола. Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится. Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования дефисов, кавычек и др. знаков. Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа. Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки.

Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу составляют лист ознакомления. Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

9. Организация и документирование телефонных переговоров

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

Процесс коммуникации — диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

— многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;

— отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;

— по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

— лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);

— ограниченные возможности восприятия информации только на слух.

В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел «Этика телефонного общения».

Под этикой понимается «совокупность норм поведения, мораль какой-либо общественной или профессиональной группы».

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

— вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);

— краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);

— логичность (последовательность в изложении материала);

— средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости — по слогам или буквам);

— сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (рис. 4).

Рис. 4 – Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя «организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи».

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

— прием всех телефонных вызовов и их систематизация;

— ответы абонентам;

— фильтрация вызовов;

— соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.

Главная задача секретаря в работе с телефоном – освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться. Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач.

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

В отделе делопроизводства МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» факс не используется. Альтернативой ему применяется электронная почта и электронный документооборот (ЭДО). При необходимости пересылки документов осуществляется в бумажном варианте почтой России или транспортными компаниями.

Заключение

В ходе производственной практики, были приобретены необходимые практические умения и навыки работы, которые понадобятся мне в дальнейшей деятельности. Навыки и умения, приобретенные мной путем непосредственного участия в деятельности организации.

По окончанию практики была достигнута главная цель – закрепление теоретических знаний, полученных в процессе обучения, приобретения практических навыков, компетенций и опыта деятельности по направлению подготовки, ознакомления на практике с вопросами профессиональной деятельности, направленными на формирование знаний, навыков и опыта профессиональной деятельности.

Данная практика является хорошим практическим опытом для дальнейшей самостоятельной деятельности. Считаю, прохождение учебной практики успешным. Полученные практические навыки пригодятся мне в будущей работе по специальности. Все поставленные задачи были успешно выполнены.

Список используемой литературы

1. Конституция Российской Федерации принята Всенародным голосованием 12.12.1993 года (ред. 14.07.2017 года).

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) от 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ (ред. от 28.06.2021 года № 225-ФЗ).

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 года № 197-ФЗ (ред. от 28.06.2021 года № 220-ФЗ).

4. Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 года № 5485-1 (ред. от 11.06.2021 года № 170-ФЗ).

5. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 года № 152-ФЗ (ред. от 02.07.2021 года № 331-ФЗ).

6. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 года № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021 года № 170-ФЗ)

7. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года № 149-ФЗ (ред. от 29.12.2020 года № 479-ФЗ).

8. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)

9. Асалиев, А.М., Миронова, И.И. Основы делопроизводства. Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2017. – 148 с.

10. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. – М.: ДРОФА, 2017. – 368 с.

11. Быкова, Т.А., Кузнецова, Т.В., Санкина, Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). – М.: Инфра-М, 2018. – 304 с.

12. Грозова, О.С. Делопроизводство. – М.: Юрайт, 2020. – 127 с.

13. Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / Отв. ред. Шувалова Н.Н. – М.: Юрайт, 2017. – 376 с.

14. Казанцев, С.Я. Делопроизводство и режим секретности. – Учебник. М.: Юстиция, 2021. – 230 с.

15. Кирсанова, М.В., Аксенов, Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2017. – 256 с.

16. Книжникова, А.Н. Делопроизводство и режим секретности. – Учебник. – М.: Юстиция, 2021. – 162 с.

17. Колышкина, Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. – М.: Юрайт, 2020. – 164 с.