1) Правила делопроизводства;

2) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».

В МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» разработаны нормативные документы, регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов. Это:

1) Устав МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;

2) Организационная структура и списочный состав сотрудников МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей»;

3) Приказ о распределении обязанностей между руководителем МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» и его заместителями.

Структурные подразделения МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» осуществляют свою деятельность на основе Положений данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

В уставе МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» зафиксированы все моменты, связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей.

Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управление Общества как инструкция по делопроизводству.

К распорядительным документам МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» относятся:

— приказы по организационным вопросам;

— приказы об утверждении штатного расписания;

— приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

В организации функционируют следующие системы документации:

1. Система организационно-распорядительной документации. Одна из важнейших систем документации МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей». Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования Общества, отдельных должностных лиц.

К организационно-правовым относятся:

— устав (регулирует деятельность МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей», определяет ее права и обязанности);

— штатное расписание;

— должностные инструкции.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей»:

— решения;

— приказы;

— распоряжения и др.

2. Подсистема информационно-справочной документации включает:

— докладные записки;

— объяснительные записки;

— заявления;

— служебные письма;

— электронные сообщения.

В состав информационно-аналитических документов входят:

— акты;

— справки;

— отзывы;

— перечни;

— списки.

3. Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» за определенный период времени. Основные виды:

— отчеты;

— отчетные доклады.

4. Система плановой документации:

— программа;

— план (перспективный, годовой и т.д.);

— графики;

— сметы расходов.

Таким образом, служба документационного обеспечения управления МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления, распорядительными документами вышестоящих органов и самой администрации.

3. Анализ положения об отделе делопроизводства

Деятельность Отдела направлена на организацию, координацию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению управления в МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей».

Деятельность Отдела направлена на осуществление следующих задач:

— организационно-методическое и информационное обеспечение деятельности МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей»;

— постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей»;

— оптимизация (сокращение) документооборота и сроков прохождения распорядительных документов, унификация форм документов в МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей» и структурных подразделениях;

— обеспечение единого порядка документирования в МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей»;

— построение информационно-поисковых систем путем внедрения информационных технологий, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в Архив.

Функции Отдела делопроизводства:

— первичный приём и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя директора;

— отправка исходящей корреспонденции по всем видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта;

— регистрация исходящей от имени директора корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота;

— контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;

— рассылка корреспонденции и документов с резолюцией директора по структурным подразделениям завода, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок;

— регистрация входящих документов и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией директора;

— организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;

— издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, контроль над исполнением приказов и распоряжений директора в установленный срок;

— регистрация и рассылка контрольных поручений по приказам директора, решений директората, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;

— контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;

— подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений директора, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

— систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по подготовке отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения решений вышестоящих государственных органов, приказов, распоряжений и поручений директора;

— разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.);

— учетно-справочная работа по документам;

— работа по распределению подписных изданий;

— обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;

— разработка и внедрение системы кодирования структурных подразделений;

— организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи, структурным подразделениям завода, при разработке номенклатуры дел;

— предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства;

— разработка инструкции по делопроизводству, разработка сводной номенклатуры дел;

— организация хранения, использования печати Института, штампов и круглой печати Отдела;

— контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями учреждения;

— заверение круглой печатью Отдела копий учредительных документов (Устава, лицензии, свидетельств о государственной аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива и т.д.;

— участие в разработке и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

— систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по делопроизводству и документообороту;

— проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях;

— разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;

— подготовка запрашиваемых копий учредительных документов для нотариального заверения;

— подготовка дел для сдачи в Архив.

4. Составление и оформление различных видов документов

Рассмотрим подробно составление и оформление различных видов документов в МБУК «Краснотурьинский краеведческий музей».

1. Распорядительные документы.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

— сбор данных по управленческому вопросу;

— составление проекта распорядительного документа;

— согласование проекта распорядительного документа;

— подписание документа.

Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки. Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.

После того как исполнитель получает одобрение руководителя на представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями).

Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново, и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.

Подписание документа. Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен – особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо, и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус официально изданного.

Приказ – правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Каждый руководитель издает два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.