Отчет по практике в ВолгГУ

• Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступающих в архив;
• Принимает и регистрирует поступающие на хранения от структурных подразделений документы;
• Участвует в экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы;
• Составляет справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности.

2.4. Выполнение отдельных видов работ, входящих в функциональные обязанности руководителя практики.

 Изучила порядок проведение экспертизы научной ценности по уголовным и гражданским делам.

 Экспертиза ценности документов — это определение (оценка) политического, научного, практического, хозяйственного и социально-культурного значения документов в целях отбора их для постоянного хранения и установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов и отбор их на хранение, и уничтожение проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) суда. Экспертная комиссия назначается приказом председателя суда из числа наиболее квалифицированных и опытных работников структурного подразделения, канцелярии, архива и представителя соответствующего архивного учреждения. Председателем экспертной комиссии назначается один из судей, секретарем — заведующий архивом.

 Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

• — дает заключения о характере документов для определения сроков хранения уголовных, гражданских дел, кассационных и надзорных производств по уголовным и гражданским делам, административных дел, нарядов и других документов. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
• — рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный и муниципальный архив, описи дел по личному составу;
• — выносит решения о представлении описей дел постоянного хранения на утверждение председателем суда и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения;
• — выносит решение о представлении описи дел по личному составу на утверждение председателем суда и на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;
• — рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел (нарядов)[1], не подлежащих дальнейшему хранению;
• — рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о не обнаружении дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное и муниципальное хранение;
• — рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов) структурных подразделений и сводной номенклатуры дел (нарядов) суда;
• — принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.

 Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

 Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается председателем суда.

 Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы, при разделении голосов поровну, разрешаются председателем суда, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.

Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

  Ознакомилась с порядком передачи дел, нарядов и других документов в архив суда, порядком их хранения и использования

Решение на передачу в архив уголовных, гражданских и административных дел, производства принимает председатель суда (судебной коллегии).

Гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным после вступления решения в законную силу.

Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего (федерального, регионального, местного) бюджета, дело считается законченным после приобщения к нему квитанции об оплате суммы штрафа, государственной пошлины.

Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, наряды и другие документы передаются структурными подразделениями в архив суда ежегодно, не позднее 1 декабря текущего года, по графику, утвержденному председателем суда, по истечении 3 лет после завершения их делопроизводством.

Пример.

  Документы долговременного (10 лет и более) хранения передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела, наряды постоянного хранения и по личному составу.

Опись дел — это систематизированный перечень заголовков дел, предназначенных для раскрытия содержания дел.

На личные дела, сдаваемые в архив, составляется отдельная опись.

При внесении дел, нарядов в опись необходимо руководствоваться следующим:

• — каждое дело, наряд вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
• — если дело, наряд состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
• — каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением;
• — номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;
• — при заполнении графы «Индексы дел, нарядов» для уголовных, гражданских дел и нарядов указываются их номера, которые соответствуют индексам дел, нарядов по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела, наряда или номера тома наряда;
• — графа «Заголовки дел, нарядов» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела, наряда. Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;
• — если в опись вносятся дела, наряды, состоящие из нескольких томов, то в опись вносится заголовок дела, наряда с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

Срок хранения  для гражданских дел исчисляется:

• — со дня вступления решения в законную силу;
• — со дня вынесения определения о прекращении дела или оставлении иска без рассмотрения.

 По нарядам, книгам, картотекам срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания в делопроизводстве.

 Документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» в архив не передаются. По истечении срока хранения они уничтожаются после утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, о чем составляется акт.

 Уголовные и гражданские дела, кассационные и надзорные производства передаются в архив по описям и учетно-статистическим карточкам.

 О передаче дела делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дела.

   Результаты сдачи оформляются актом, в котором указывается: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем и заведующим архивом и утверждается председателем суда.

При передаче дел, нарядов в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел, нарядов, которые должны храниться постоянно.

 Поступившие в архив суда дела, наряды и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

 Дела, наряды систематизируются в зависимости от объема дел, нарядов, по 10 — 50 дел, нарядов в коробке, пачке, связке. На корешке обложки каждой пачки, на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, нарядов, помещенных в пачку, коробку.

Если по делу не закончено исполнение, оно в архив суда не сдается. На учетно-статистической карточке делается отметка, у кого находится дело на хранении.

По окончании исполнения по делу на учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив суда. Акт приема-передачи составляется отдельно.

Из архива суда дела, наряды выдаются в структурные подразделения для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения председателей коллегий, суда, заместителей председателя суда, начальников и заместителей начальников отделов.

Отметка о выдаче дела, наряда производится в специальном журнале, где указывается: номер дела, наряда, дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела.

Если дело (наряд) хранится в соответствующем архиве, то оно истребуется для служебных целей во временное пользование по отдельному письму и выдается по акту. Работник архива о выдаче дела (наряда), истребованного из соответствующего архива, делает также отметку в специальном журнале.

Изучила правила отбора документов и оформления их на уничтожение

 Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок, установленный сводной номенклатурой дел, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляют работники архива. Акты на выделенные к уничтожению дела (наряды) рассматриваются экспертной комиссией суда.

 Отбор дел (нарядов) и других документов к уничтожению оформляется актом.

Акт рассматривается экспертной комиссией суда, в состав которой входит представитель соответствующего архивного учреждения, и утверждается председателем суда.

 Из отобранных к уничтожению дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются подлинники определений о прекращении дела.

На приговорах, решениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем дела подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку.

 При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:

• — дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;
• — в конце акта делается запись о том, что из дел, производств изъяты подлинники определений, постановлений и заключений.

 В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

 Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом.

Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.