Отчет по практике специальности «Документационное обеспечение деятельности организации»

На обложке дела должны быть оформлены следующие сведения:

Вариант 1: наименование учреждения (организации) и его подчиненность; наименование структурного подразделения; делопроизводственный индекс дела; заголовок дела; срок хранения дела.

Вариант 2: индекс дела; заголовок дела; количество томов (частей); срок хранения и номер статьи по Перечню; примечание.

Вариант 3: индекс дела; заголовок дела; крайние даты; количество листов; срок хранения; примечание.

Задание 10

Положение об архиве организации

I. Общие положения

1. Положение об архиве организации разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
2. Положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.
3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

• Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях^[1], локальными нормативными актами государственного органа.
   

II. Состав документов Архива организации

• Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождениия (при их наличии);

г) фонд пользования (архива)  (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
 

III. Задачи Архива организации

• К задачам Архива организации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
 

IV. Функции Архива организации

• Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации^[4].

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

 V. Права Архива организации

• Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

Структура текста положения об архиве должна включать в себя разделы:

Вариант 1: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности).

Вариант 2: общие положения; задачи; ответственность.

Вариант 3: общие положения; структура (если подразделение имеет структуру); задачи; функции; права; ответственность; взаимоотношения.

Список используемой литературы

1.   Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления: (Делопроизводство) : учебник / М.И. Басаков. — 2-е изд., исп. и доп. — Ростов-на-Дону: Издательство «Феникс», 2013. — 352 с.: ил. — (Среднее профессиональное образование). — Библиогр. в кн. — ISBN 978-5-222-20053-7 ; То же [Электронный ресурс]. — URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=271490;

2.   Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. — Москва: Юнити-Дана, 2015. — 391 с. : табл., граф., ил., схемы — Библиогр.: с. 382-383. — ISBN 978-5-238-01770-9 ; То же [Электронный ресурс]. — URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=115031;

3.   Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / А.Г. Фабричнов, А.С. Дёмушкин, Т.В. Кондрашова, Н.Н. Куняев. — Москва: Логос, 2011. — 452 с. — (Новая университетская библиотека). — ISBN 978-5-98704-541-1 ; То же [Электронный ресурс]. — URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=84996;

4.   Грозова, О.С. Делопроизводство: учебное пособие / О.С. Грозова ; ред. Л.С. Журавлева ; Поволжский государственный технологический университет. — Йошкар-Ола: ПГТУ, 2015. — 124 с. : ил. — Библиогр. в кн. — ISBN 978-5-8158-1599-5 ; То же [Электронный ресурс]. — URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=439196;

5.   Рогожин, М.Ю. Делопроизводство: курс лекций: учебное пособие / М.Ю. Рогожин. — Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2014. — 229 с. : ил. — Библиогр.: с. 222-223. — ISBN 978-5-4458-6528-5 ; То же [Электронный ресурс]. — URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=253702;

6.   Рыбаков, А.Е. Основы делопроизводства: учебник / А.Е. Рыбаков. — 3-е изд., испр. — Минск: РИПО, 2016. — 320 с. — Библиогр. в кн. — ISBN 978-985-503-606-8; То же [Электронный ресурс]. — URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=463666;

7.   Брескина, Н.В. Основы делопроизводства: учебное пособие / Н.В. Брескина ; Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральный университет». — Ставрополь: СКФУ, 2015. — 123 с. : ил. — Библиогр.: с. 118-119. ; То же [Электронный ресурс]. — URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=457881;

8.   Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. — 3-е изд., стер. — Москва: Издательство «Флинта», 2018. — 295 с. — ISBN 978-5-9765-0784-5; То же [Электронный ресурс]. — URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=69168.