Отчет по практике специальности «Документационное обеспечение деятельности организации»

— дата возникновения, реорганизации, ликвидации организации со ссылкой на номера и даты распорядительных документов, его подчиненность.

— компетенция, структура, функции учреждения – фондообразователя, сеть подведомственных организаций;

— дата и основание поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты.

Опись составлена по хронологии. Заголовки дел достаточно информативны и имеют в се необходимые элементы.

Трудовые договоры, а также договоры подряда (с актами выполненных работ) систематизированы по алфавиту фамилий работников. Личные карточки работников сформированы по году увольнения, внутри года по алфавиту фамилий.

При отсутствии ряда документов по личному составу в описи, в предисловии указаны конкретные виды отсутствующих документов, и дается объяснение причин этого (не составлялись, утрачены и др.).

В заключении предисловия к описи дается характеристика НСА к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования НСА.

Физическое состояние и полнота комплекса документов удовлетворительные.

К описи составлен научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов. К фонду – историческая справка, справка о неполноте состава документов.

Опись составлена и оформлена в соответствии с требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов».

Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающим документы по личному составу в государственный архив подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью и помещается в начале описи после оглавления (содержания).

Список сокращений составляется в тех случаях, если в тексте описи применяются сокращения слов.

Назначение списка сокращений – унифицировать приемы описания в описи и справочного аппарата к ней и уменьшить ее объем.

В список внесены все сокращения слов и понятий употребляемых в описи, а также сокращенные обозначения названий организаций. В список не включаются общеприняты е сокращения слов («г.» — год, «гор.» — город и т.п.).

Сокращения в списке помещены слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения расположены в списке в алфавитном порядке.

Список сокращений помещен после предисловия к описи.

В описательную статью описи входят:

Вариант 1: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); даты дела (тома); число листов в деле (томе); срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет); примечание.

Вариант 2: индекс дела; заголовок дела; количество томов (частей); срок хранения и номер статьи по Перечню; примечание.

Вариант 3: № п/п; заголовок дела (групповой заголовок документов); годы; количество единиц хранения; сроки хранения и номера статей по Перечню, примечание.

Задание 8

Инструкция по делопроизводству включает в себя следующие разделы:

I. Общие положения

II. Документирование управленческой деятельности

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов

IV. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов

V. Организация документооборота

VI. Контроль исполнения документов (поручений)

VII. Организация работы исполнителя с документами

VIII. Формирование документального фонда организации

IX. Организация доступа к документам и их использования

X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.

Представим первый раздел «I. Общие положения» в виду того, что данный документ является очень емким.

Инструкция по делопроизводству

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в государственных организациях разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства.

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации и иных информационных системах, в которых осуществляется создание и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями инструкции.

Должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению.

1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении;

— инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

— настоящей должностной инструкцией.

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения.

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.