Отчет по практике специальности «Документационное обеспечение деятельности организации»

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же.

Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов.

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) листзаверитель.

Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

5. Оформление обложки (титульного листа).

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи.

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

Вариант 1: рассмотреть проекты номенклатур дел организации и её структурных подразделений; организовать ежегодный отбор документов на дальнейшее хранение и уничтожение; рассмотреть акты о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Вариант 2: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; включать в дело по одному экземпляру документа; помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

Вариант 3: систематизировать документальный фонд организации по её функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов: выявить значение документов для деятельности организации и осуществить их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению; применить по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно установленные сроки хранения; определить конкретные сроки хранения разновидностей документов, образовавшихся в деятельности организации, применяя к ним срок, установленный в перечне по отношению к категории или виду документов; обеспечить сохранность документов и качественное формирование архивного фонда организации.

Задание 7

Объектом исследования является КГБУСО «Спасский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних». Краевое государственное казенное учреждение социального обслуживания «Спасский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних» создан в соответствии с постановлением главы администрации г. Спасск-Дальний Приморского края от 30 июля 2002 года № 496 «О создании муниципального учреждения «Социальный приют для детей»».

Данное учреждение действует на основании устава, утвержденного Департаментом имущественных отношений Приморского края от 31 декабря 2010 года № 648-р.

Юридический адрес: 692239, Приморский край, г. Спасск-Дальний, улица Молодежная, дом 4 а.

«Спасский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних» является казенным учреждением, осуществляющим некоммерческую деятельность, созданным субъектом Российской Федерации (Приморский край) для оказания услуг в целях обеспечения реализации, предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти в сфере социальной защиты населения.

Предметом деятельности учреждения является организация работы по профилактике безнадзорности и беспризорности несовершеннолетних, оказание экстренной социальной помощи несовершеннолетним, оказавшимся в трудной жизненной ситуации.

«Спасский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних» выполняет следующие функции:

— реализует программы по социальной защите населения, исполняет краевые и муниципальные программы по социальной поддержке населения;

— совместно с Департаментом социальной защиты населения администрации Приморского края организует работу по всем направлениям социальной защиты населения;

— организует социально-бытовое обслуживание несовершеннолетних, нуждающихся в социальной поддержке, а также предоставление им установленных законодательством льгот;

— медико-психологическое, реабилитационное обслуживание и другие социальные услуги несовершеннолетним, попавшим в сложные ситуации;

— проводит работу по подбору, воспитанию и повышению квалификации работников системы социальной защиты населения;

— рассматривает предложения, заявления, жалобы граждан в сроки, установленные действующим законодательством, принимает по ним необходимые меры.

Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних рассчитан на 131 проживающего. Группы круглосуточного пребывания делятся на три возрастные группы: первая группа дети от 3 до 7 лет; вторая — от 7 до 11 лет; третья – от 12 до 18 лет.

В научно-справочный аппарат (НСА) описи дел, документов входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений. Научно-справочным аппаратом к фонду является историческая справка и справка о неполноте состава документов.

НСА к описи и к фонду необходимо составлять, используя шрифт Times New Roman, размер шрифта – 14, интервал между строками – 1,5.

Титульный лист составляется один раз – в целом к описи.

На титульном листе описи дел, документов помещаются следующие реквизиты:

— название архива;

— название фонда;

— номер фонда;

— номер описи;

— название описи;

— крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Название архива – место будущего хранения архивных документов, указан полностью. Реквизит размещен по центру.

Название фонда – это название организации, которое пишется в виде официального названия организации (фондообразователя) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности (вышестоящих организаций) и сокращенными названиями (в круглых скобках), а также дат существования под конкретным названием. Реквизит размещается по центру.

Оформлено следующим образом. Все переименования организации (фондообразователя) указаны в хронологической последовательности. При этом после каждого названия указано начальная и конечная дата существования организации (фондообразователя) под данным названием. В названии учреждения – фондообразователя также в хронологической последовательности указаны изменения подчинённости, относящиеся к периоду, за который документы включены в опись.

Даты указаны словесно-цифровым способом. Если даты примерные (не подтверждены документально), то их необходимо заключать в квадратные скобки.

Номер фонда присваивается в архиве, в соответствии со списком номеров фондов архива, при первом поступлении документов на государственное хранение. Реквизит размещен по центру.

Номер описи включает указание категории документов, включённых в опись – по личному составу, постоянного хранения, название отдельных групп документов, если они выделены в самостоятельную опись, либо название филиалов (представительств), выделенных в самостоятельные описи.

При составлении нескольких описей к фонду нумерация описей присваивается в валовом порядке, независимо от категории документов, включённых в опись, названий отдельных групп документов и названий филиалов (представительств), выделенных в самостоятельные описи. Реквизит размещен по центру.

Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы. Реквизит размещается справа после наименования описи.

Оглавление необходимо для быстрого поиска дел по описи, закрепления схемы систематизации дел в описи. Помещается оглавление в начале описи, после титульного листа.

В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов и подразделов описи, указатели (если имеются). Напротив каждого названия проставлены номера листов, на которых они расположены.

Если опись дел небольшая и расположена на одном листе, то допускается оглавление к описи не составлять.

Обязательным элементом НСА к описи является предисловие.

Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания.

В предисловии к описи история фондообразователя и история фонда изложено кратко, сжато, так как помимо предисловия составлена историческая справка к фонду за период соответствующий документам в описи, в которой подробно рассмотрены эти вопросы.

В предисловии освещены следующие вопросы: