Отчет по практике специальности «Документационное обеспечение деятельности организации»

Задание 7

Объектом исследования является КГБУСО «Спасский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних». Краевое государственное казенное учреждение социального обслуживания «Спасский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних» создан в соответствии с постановлением главы администрации г. Спасск-Дальний Приморского края от 30 июля 2002 года № 496 «О создании муниципального учреждения «Социальный приют для детей»».

Данное учреждение действует на основании устава, утвержденного Департаментом имущественных отношений Приморского края от 31 декабря 2010 года № 648-р.

Юридический адрес: 692239, Приморский край, г. Спасск-Дальний, улица Молодежная, дом 4 а.

«Спасский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних» является казенным учреждением, осуществляющим некоммерческую деятельность, созданным субъектом Российской Федерации (Приморский край) для оказания услуг в целях обеспечения реализации, предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти в сфере социальной защиты населения.

Предметом деятельности учреждения является организация работы по профилактике безнадзорности и беспризорности несовершеннолетних, оказание экстренной социальной помощи несовершеннолетним, оказавшимся в трудной жизненной ситуации.

«Спасский социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних» выполняет следующие функции:

— реализует программы по социальной защите населения, исполняет краевые и муниципальные программы по социальной поддержке населения;

— совместно с Департаментом социальной защиты населения администрации Приморского края организует работу по всем направлениям социальной защиты населения;

— организует социально-бытовое обслуживание несовершеннолетних, нуждающихся в социальной поддержке, а также предоставление им установленных законодательством льгот;

— медико-психологическое, реабилитационное обслуживание и другие социальные услуги несовершеннолетним, попавшим в сложные ситуации;

— проводит работу по подбору, воспитанию и повышению квалификации работников системы социальной защиты населения;

— рассматривает предложения, заявления, жалобы граждан в сроки, установленные действующим законодательством, принимает по ним необходимые меры.

Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних рассчитан на 131 проживающего. Группы круглосуточного пребывания делятся на три возрастные группы: первая группа дети от 3 до 7 лет; вторая — от 7 до 11 лет; третья – от 12 до 18 лет.

В научно-справочный аппарат (НСА) описи дел, документов входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений. Научно-справочным аппаратом к фонду является историческая справка и справка о неполноте состава документов.

НСА к описи и к фонду необходимо составлять, используя шрифт Times New Roman, размер шрифта – 14, интервал между строками – 1,5.

Титульный лист составляется один раз – в целом к описи.

На титульном листе описи дел, документов помещаются следующие реквизиты:

— название архива;

— название фонда;

— номер фонда;

— номер описи;

— название описи;

— крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Название архива – место будущего хранения архивных документов, указан полностью. Реквизит размещен по центру.

Название фонда – это название организации, которое пишется в виде официального названия организации (фондообразователя) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности (вышестоящих организаций) и сокращенными названиями (в круглых скобках), а также дат существования под конкретным названием. Реквизит размещается по центру.

Оформлено следующим образом. Все переименования организации (фондообразователя) указаны в хронологической последовательности. При этом после каждого названия указано начальная и конечная дата существования организации (фондообразователя) под данным названием. В названии учреждения – фондообразователя также в хронологической последовательности указаны изменения подчинённости, относящиеся к периоду, за который документы включены в опись.

Даты указаны словесно-цифровым способом. Если даты примерные (не подтверждены документально), то их необходимо заключать в квадратные скобки.

Номер фонда присваивается в архиве, в соответствии со списком номеров фондов архива, при первом поступлении документов на государственное хранение. Реквизит размещен по центру.

Номер описи включает указание категории документов, включённых в опись – по личному составу, постоянного хранения, название отдельных групп документов, если они выделены в самостоятельную опись, либо название филиалов (представительств), выделенных в самостоятельные описи.

При составлении нескольких описей к фонду нумерация описей присваивается в валовом порядке, независимо от категории документов, включённых в опись, названий отдельных групп документов и названий филиалов (представительств), выделенных в самостоятельные описи. Реквизит размещен по центру.

Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы. Реквизит размещается справа после наименования описи.

Оглавление необходимо для быстрого поиска дел по описи, закрепления схемы систематизации дел в описи. Помещается оглавление в начале описи, после титульного листа.

В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов и подразделов описи, указатели (если имеются). Напротив каждого названия проставлены номера листов, на которых они расположены.

Если опись дел небольшая и расположена на одном листе, то допускается оглавление к описи не составлять.

Обязательным элементом НСА к описи является предисловие.

Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания.

В предисловии к описи история фондообразователя и история фонда изложено кратко, сжато, так как помимо предисловия составлена историческая справка к фонду за период соответствующий документам в описи, в которой подробно рассмотрены эти вопросы.

В предисловии освещены следующие вопросы:

— дата возникновения, реорганизации, ликвидации организации со ссылкой на номера и даты распорядительных документов, его подчиненность.

— компетенция, структура, функции учреждения – фондообразователя, сеть подведомственных организаций;

— дата и основание поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты.

Опись составлена по хронологии. Заголовки дел достаточно информативны и имеют в се необходимые элементы.

Трудовые договоры, а также договоры подряда (с актами выполненных работ) систематизированы по алфавиту фамилий работников. Личные карточки работников сформированы по году увольнения, внутри года по алфавиту фамилий.

При отсутствии ряда документов по личному составу в описи, в предисловии указаны конкретные виды отсутствующих документов, и дается объяснение причин этого (не составлялись, утрачены и др.).

В заключении предисловия к описи дается характеристика НСА к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования НСА.

Физическое состояние и полнота комплекса документов удовлетворительные.

К описи составлен научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов. К фонду – историческая справка, справка о неполноте состава документов.

Опись составлена и оформлена в соответствии с требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов».

Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающим документы по личному составу в государственный архив подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью и помещается в начале описи после оглавления (содержания).

Список сокращений составляется в тех случаях, если в тексте описи применяются сокращения слов.

Назначение списка сокращений – унифицировать приемы описания в описи и справочного аппарата к ней и уменьшить ее объем.

В список внесены все сокращения слов и понятий употребляемых в описи, а также сокращенные обозначения названий организаций. В список не включаются общеприняты е сокращения слов («г.» — год, «гор.» — город и т.п.).

Сокращения в списке помещены слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения расположены в списке в алфавитном порядке.

Список сокращений помещен после предисловия к описи.

В описательную статью описи входят:

Вариант 1: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); даты дела (тома); число листов в деле (томе); срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет); примечание.

Вариант 2: индекс дела; заголовок дела; количество томов (частей); срок хранения и номер статьи по Перечню; примечание.

Вариант 3: № п/п; заголовок дела (групповой заголовок документов); годы; количество единиц хранения; сроки хранения и номера статей по Перечню, примечание.

Задание 8

Инструкция по делопроизводству включает в себя следующие разделы:

I. Общие положения

II. Документирование управленческой деятельности

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов

IV. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов

V. Организация документооборота

VI. Контроль исполнения документов (поручений)

VII. Организация работы исполнителя с документами

VIII. Формирование документального фонда организации

IX. Организация доступа к документам и их использования

X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.

Представим первый раздел «I. Общие положения» в виду того, что данный документ является очень емким.

Инструкция по делопроизводству

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в государственных организациях разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.