Отчет по практике специальности «Документационное обеспечение деятельности организации»

С уважением, директор КГБУСО «Спасский СРЦН»              Теличко Н.О.

КГБУСО «Спасский СРЦН»

ИНН 2510009300, ОГРН 1032500819450

Юридический адрес: 692236, Приморский край, город Спасск-Дальний, Молодёжная ул., д. 4а

Бухгалтерская справка

15 сентября 2020 года

№ 34

В связи с обнаруженной счетной ошибкой в расчете заработной платы слесарю Романову В.А. (выплачено 35000 руб. вместо 36000 руб., сумма без учета вычета НДФЛ) произведен перерасчет, в результате которого необходимо:

1. Доначислить Романову В.А. заработную плату в размере 1000 руб., удержав с НДФЛ в размере 130 руб. (1000-(1000*0,13)=870 руб.
2. В связи с задержкой данной суммы заработной платы доначислить Романову В.А. компенсацию за период с 10 по 14 сентября (3 рабочих дня). Расчет: 870*4,5%*1/150*3 дня=78 коп.

Главный бухгалтер Уткина / Н.Г. Уткина

КГБУСО «Спасский СРЦН»

ИНН 2510009300, ОГРН 1032500819450

Юридический адрес: 692236, Приморский край, город Спасск-Дальний, Молодёжная ул., д. 4а

10 августа 2021 г.                                                                                                                  

г. Спасск-Дальний                                                                                                 

СПРАВКА

Дана: Савельеву Валентину Ивановичу,

паспорт 98 76 № 564312, выдан ОВД Ленинского района г. Спасск-Дальний 14.09.2012 г.  

в том, что он действительно работает младшим специалистом КГБУСО «Спасский СРЦН» с 25 октября 2014 года по настоящее время.

Его среднемесячный доход за последние шесть месяцев составил:

№	Месяц	Сумма (за вычетом удержаний)
1	Февраль	23 550,00 руб.
2	Марк	24 753,00 руб.
3	Апрель	25 555,00 руб.
4	Май	21 554,00 руб.
5	Июнь	28 773,00 руб.
6	Июль	21 342,00 руб.

Дата окончания Трудового договора: бессрочно.

Генеральный директор __________________ / Теличко Н.О.ю/

Главный бухгалтер __________________ / Шумилова А.Н./

                                                               М.П. (печать организации)

КГБУСО «Спасский СРЦН»

ИНН 2510009300, ОГРН 1032500819450

Юридический адрес: 692236, Приморский край, город Спасск-Дальний, Молодёжная ул., д. 4а

Отдел кадров

Генеральному директору КГБУСО «Спасский СРЦН» Теличко Наталье Олеговне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
2020-04-10-ПН от 04.10.2020 г.

О премировании

Прошу поощрить Некрасова Игоря Андреевича денежной премией в размере 10000 (десять тысяч) рублей за внедрение системы электронного документооброта по итогам 1-го квартала 2020 г.

Начальник отдела кадров

Ивантеева

М. В. Ивантеева

КГБУСО «Спасский СРЦН»

ИНН 2510009300, ОГРН 1032500819450

Юридический адрес: 692236, Приморский край, город Спасск-Дальний, Молодёжная ул., д. 4а

Начальнику отдела информационных технологий
КГБУСО «Спасский СРЦН»
Симанчуку М.Т.

Главного бухгалтера КГБУСО «Спасский СРЦН»

Сидоровой Д.И.

Служебная записка
05.08.2021 № 1
г. Спасск-Дальний

О ремонте или замене компьютера

Довожу до Вашего сведения, что с 28 июля 2021 г. в закрепленном за бухгалтером Пищалиной Тамарой Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения. В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Главный бухгалтер                        Сидорова                        Сидорова Д.И.

По назначению служебные документы подразделяют на:

Вариант 1: несекретные, для служебного пользования, документы с ограниченным доступом;

Вариант 2: письменные; графические документы; фотодокумент; аудиовизуальный документ; видеодокумент; кинодокумент; фонодокумент.

Вариант 3: организационно-правовые документы; распорядительные документы; справочно-информационные документы.

Задание 6

Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Рассмотрим их подробнее.

1. Нумерация листов дела.

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу, и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

— общее количество листов;

— пропущенные номера;

— литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

2. Составление внутренней описи дела.

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word.

3. Оформление листа-заверителя дела.

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

— о надорванных листах;

— склеенных листах;

— брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;

— листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах.

4. Подшивка или переплет документов дела.

Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторонний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч.

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же.

Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов.

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) листзаверитель.

Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

5. Оформление обложки (титульного листа).

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи.

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

Вариант 1: рассмотреть проекты номенклатур дел организации и её структурных подразделений; организовать ежегодный отбор документов на дальнейшее хранение и уничтожение; рассмотреть акты о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Вариант 2: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; включать в дело по одному экземпляру документа; помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

Вариант 3: систематизировать документальный фонд организации по её функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов: выявить значение документов для деятельности организации и осуществить их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению; применить по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно установленные сроки хранения; определить конкретные сроки хранения разновидностей документов, образовавшихся в деятельности организации, применяя к ним срок, установленный в перечне по отношению к категории или виду документов; обеспечить сохранность документов и качественное формирование архивного фонда организации.