Отчет по практике специальности «Документационное обеспечение деятельности организации»

Задание 3

КГБУСО «Спасский СРЦН»

ИНН 2510009300, ОГРН 1032500819450

Юридический адрес: 692236, Приморский край, город Спасск-Дальний, Молодёжная ул., д. 4а

Справка по результатам контроля исполнения документов

с 0.07.2022 по 31.07.2022

Наименование подразделения	Документы на контроле		Из них
	всего	в предыдущем месяце	исполнены в срок	исполняемые в срок	с продленным сроком	неисполненные в срок
Бухгалтерия	289	276	114	49	54	72
Отдел кадров	274	279	131	38	40	65

Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

Вариант 1: проверку сроков исполнения; регулирование хода исполнения документов; учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурным подразделениям и организации в целом, информирование руководителей о результатах проведенного обобщения и анализа.

Вариант 2: контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов и данных поручений; контроль своевременности выполнения документов; контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов.

Вариант 3: постановку документов (поручений) на контроль; проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений); снятие с контроля документов (поручений); учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений); информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

Задание 4

Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с появлением доступного интернета. Первоначально они были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией.

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Рассмотрим ТОП-10 систем электронного документооборота.

Место	Программа/сервис	Цена	Простота освоения	Функциональность	Учет российского законодательства	Техническая поддержка	Общая оценка
1	Дело	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Логика	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

1. ДЕЛО.

Плюсы:

— возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа;

— простота и удобство в создании проектов документации;

— общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы:

— несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

2. ЛОГИКА.

Плюсы:

— возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации;

— высокая степень защиты данных пользователя;

— относительная легкость освоения основных компонентов системы;

— гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы:

— неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров;

— не самая добросовестная работа технической поддержки;

— архаичный интерфейс.

3. ЕВФРАТ.

Плюсы:

— в комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения;

— дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном;

— встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы:

— довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах;

— периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

4. 1С:Архив.

Плюсы:

— отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных;

— возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов;

— широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях;

— главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала;

— поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы:

— потребление большого количества системных ресурсов;

— повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

5. DIRECTUM.

Плюсы:

— наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации;

— широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи;

— расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы:

— ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее;

— несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

6. OPTIMA-WorkFlow.

Плюсы:

— реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации;

— сканирование программой-антивирусо;

— индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору;

— мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы:

— недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

7. EMC Documentum.

Плюсы:

— высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами;

— внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа;

— наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях;

— поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы:

— работа только с браузером Internet Explorer;

 отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе;

— частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

8. LanDocs.

Плюсы:

— наличие интегрированных инструментов криптографической защиты;

— возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов;

— наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы:

— довольно часто возникающие проблемы с производительностью;

— слабые возможности по расширению функционала;

— сложность в освоении системы с нуля.

9. CompanyMedia.

Плюсы:

— возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством;

— беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году;

— автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест;

— разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы:

— в веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox;

— ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

10. Lotus Domino.Doc.

Плюсы:

— наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде;

— возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации;

— каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы:

— недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Организация документооборота основывается на принципах:

Вариант 1: централизации операций по приему и отправке документов; распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов).

Вариант 2: организации предварительного рассмотрения входящих документов; исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократности регистрации документов; устранения необоснованных согласований проектов документов; временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Вариант 3: прямоточности; непрерывности; ритмичности; пропорциональности загрузки.

Задание 5

КГБУСО «Спасский СРЦН»

ИНН 2510009300, ОГРН 1032500819450

Юридический адрес: 692236, Приморский край, город Спасск-Дальний, Молодёжная ул., д. 4а

РЕШЕНИЕ № 6

единственного участника о продлении полномочий генерального директора

г. Спасск-Дальний

29.07.2022

Единственный участник (владеющий 100% от уставного капитала) КГБУСО «Спасский СРЦН» Собакин Евгений Петрович (паспорт серия 9409 номер 1234567, выдан 25.04.2004 Первомайским РОВД г. Москвы), зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Грибоедова, д. 12, кв. 20, руководствуясь нормами ГК РФ и положениями подп. 4 п. 2 ст. 33, ст. 40 и п. 1 ст. 49 Закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, принимает решение:

1. О продлении полномочий действующего генерального директора КГБУСО «Спасский СРЦН». Действующим генеральным директором КГБУСО «Спасский СРЦН» является Теличко Наталья Олеговна (паспорт серия 9407 номер 7654321, выдан 21.02.2005 ОВД по Москве), зарегистрированный по адресу: г. Спасск-альний, ул. Достоевского, д. 34, кв. 76.
2. Об установлении срока полномочий действующего генерального директора КГБУСО «Спасский СРЦН» до «26» августа 2024 года.

Единственный участник: Собакин / Е.П. Собакин

КГБУСО «Спасский СРЦН»

ИНН 2510009300, ОГРН 1032500819450

Юридический адрес: 692236, Приморский край, город Спасск-Дальний, Молодёжная ул., д. 4а

Приказ №102

О режиме работы организации

г. Спасск-Дальний

22.08.2022

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить этот режим работы КГБУСО «Спасский СРЦН» с 1.09.2022 года:

— Пятидневная неделя.
— Выходные в субботу и воскресение.
— Продолжительность одного рабочего дня – 8 часов.
— КГБУСО «Спасский СРЦН» работает с 9:00 часов по 18:00 часов.
— Сотрудникам предоставляется перерыв на обед продолжительностью час, с 13:00 до 14:00 часов.

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Гендиректор Теличко Н.О. (подпись)

КГБУСО «Спасский СРЦН»

ИНН 2510009300, ОГРН 1032500819450

Юридический адрес: 692236, Приморский край, город Спасск-Дальний, Молодёжная ул., д. 4а

г. Спасск-Дальний

22.08.2020

Приказ № 112

О выдаче медицинских масок

В связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции в КГБУСО «Спасский СРЦН», согласно нормам ст. 11 ФЗ от 30 марта 1999 года № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения».

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить руководителя службы АХО Михайлова П.Р. ответственным за выдачу медицинских масок в КГБУСО «Спасский СРЦН».
2. Руководителю службы АХО Михайлову П.Р. организовать выдачу медицинских масок сотрудникам на складе № 4 ежедневно из расчета: одна маска на каждые 2 часа рабочего дня.
3. Руководителю службы АХО Михайлову П.Р. регистрировать факт выдачи медицинских масок в специальном журнале регистрации выдачи медицинских масок.
4. Обязать всех работников КГБУСО «Спасский СРЦН» носить медицинские маски в течение всего рабочего дня и смены с целью предотвращения распространения новой коронавирусной инфекции.
5. Надевать маску таким образом, чтобы она закрывала рот, нос и подбородок, плотно прилегала к лицу. Менять медицинские маски каждые 2 часа в течение рабочего дня и смены.
6. Всем сотрудникам КГБУСО «Спасский СРЦН» при получении масок на складе № 4 соблюдать социальную дистанцию 1,5 м, при себе иметь собственную ручку для подписи в журнале регистрации выдачи масок.
7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор КГБУСО «Спасский СРЦН» Теличко Н.О. (подпись)   

С приказом ознакомлен:

Руководитель службы АХО  П.Р. Михайлов (подпись)   

КГБУСО «Спасский СРЦН»

ИНН 2510009300, ОГРН 1032500819450

Юридический адрес: 692236, Приморский край, город Спасск-Дальний, Молодёжная ул., д. 4а

г. Спасск-Дальний

22.08.2020

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О приеме на работу

Данным документом КГБУСО «Спасский СРЦН» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности специалиста по документообороту с 01.010.2022 г..