Для регистрации исходящих документов используются следующие данные:

— дата документа;

— регистрационный номер;

— адресат;

— краткое содержание;

— исполнитель;

— дополнительные сведения.

Журнал регистрации оформлен от руки.

Исходящие документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов», форма которого также ведется от руки (см. рис. 17).

Рисунок 17 — Форма журнала регистрации исходящих документов в «Главпимаркет»

Для обеспечения качественного и своевременного исполнения поручений, зафиксированных в документах, необходим контроль исполнения документов. С помощью четкой организации руководитель имеет возможность анализа деятельности организации, что важно для оценки эффективности работы.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

В организации контроля исполнения документов в «Главпимаркет» можно выделить несколько моментов (см. рис. 18).

Рисунок 18 — Действия по организации контроля исполнения документов

В «Главпимаркет» осуществляется два вида контроля:

— контроль по существу;

— контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу осуществляет генеральный директор, так он является одной из функций управления. Контроль по существу есть оценка, насколько правильно и полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения ведут главный бухгалтер и главный инженер. Сроки исполнения чаще всего фиксируются в самом документе или резолюции. Продление сроков исполнения допускается только по указанию генерального директора.

Снятие с контроля происходит после исполнения документа и проведения конкретной работы.

Таким образом, действия по контролю исполнения документов содержат непосредственную проверку и корректировку хода исполнения, учет и доведение до руководства данных и анализ результатов исполнения документов, поставленных на контроль, в установленные сроки.

Будучи собственником документов «Главпимаркет» обязано обеспечить сохранность своих документов. Данная норма установлена как на уровне федеральных законов (ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной от ветственностью» «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ), так и отражена в уставе.

В соответствии с положениями, закрепленными в уставе «Главпимаркет» обязано хранить следующие документы:

— устав общества, а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

— решение о создании общества;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

— документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

— внутренние документы общества;

— положения о филиалах и представительствах общества;

— список участников общества;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

— протоколы общих собраний участников общества, заседаний Совета директоров, Правления и ревизионной комиссии общества; списки аффилированных лиц общества;

— заключения ревизионной комиссии общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

— приказы (распоряжения) Генерального директора общества;

— документацию по личному составу и трудовым отношениям;

— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных и другие бухгалтерские документы;

— иные документы, предусмотренные федеральными законами иными правовыми актами Российской Федерации, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров, правления и генерального директора общества.

Документы, предусмотренные уставом, хранятся по месту нахождения генерального директора Общества. Специальное помещение для архива в организации отсутствуют, дела хранятся в шкафах структурных подразделений. Документы сформированы в скоросшиватели, не описаны. Номенклатуры дел нет.

Вся имеющаяся информация о деятельности «Главпимаркет», его бухгалтерские книги и иная документация предоставляются участнику общества по первому требованию в рабочее время. Обязанности по ведению архива выполняет главный бухгалтер «Главпимаркет», однако данные функции в его должностной инструкции также не закреплены.

Устав «Главпимаркет» также предусматривает ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующий архив. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий принимают документы по акту от генерального директора.

Таким образом», проведенный анализ показал, что отсутствие нормативной базы, регламентирующей документационное обеспечение управления общества, отрицательно отражается на состоянии документационного обеспечения «Главпимаркет» в части подготовки официальных документов, а также организации оперативного и архивного хранения документов общества. Постановка делопроизводства в «Главпимаркет» требует комплексного решения, в том числе:

— закрепление обязанностей по ведению делопроизводства в соответствующих должностных инструкциях;

— разработка и внедрение в практику работы локальной нормативной базы, регламентирующей делопроизводство: инструкции по делопроизводству, положения об архиве, экспертной комиссии;

— решение технических вопросов, способствующих реализации основных задач и функций архива организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Я прошла практику в Сети магазинов «ГлавПивМаркет».

За время практики я показала все свои знания и навыки, полученные во время обучения в университет. Я применяла полученные теоретические знания на практике.

В настоящее время документационное обеспечение управления рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей в системе управления организацией, наряду с системами информационной безопасности, управления персоналом, финансирования и бухгалтерского учета.

По окончанию  практики была достигнута главная цель — закрепление теоретических знаний, полученных в процессе обучения, приобретение практических навыков и формирование профессиональных компетенций на оперативном и тактическом уровне развития знаний, умений, навыков будущих специалистов. А также приобретены навыки и опыт практической работы.

 Данная практика является хорошим практическим опытом для дальнейшей самостоятельной деятельности. За время пройденной практики я познакомился с новыми интересными фактами.

Список литературы

1. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации: практ. Пособие / Н.Н. Анодина. – М.: ОМЕГА-Л, 2016. – 184 с.

2. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо / М.И. Басаков. – Ростов: Феникс, 2016. – 249 с.

3. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие / А.Н. Белов, А.А. Белов. – М.: Эксмо, 2016. – 560 с.

4. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: МЭИ, 2019. – 184 с.

5. Кирюхин, Ю.Г. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы / Ю.Г. Кирюхин // Делопроизводство. – 2017. – № 4. – С. 17 – 20.

6. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряв. – М.: Инфа-М, 2021. – 591 с.

7. Кузнецова, Т. В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2017. – № 1. – С. 3 – 7.

8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 5-е изд., испр. и дополн. / Т.В. Кузнецова – М.: ЮНИТИ, 2017. – 384 с.

9. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова. – М.: Управление персоналом, 2019. – 528 с.

10. Кузнецова, Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2019. – № 4. – С. 19 – 28.

11. Кузнецова, Т.В. Проектирование рациональной организации делопроизводства / Т.В.Кузнецова // Делопроизводство. –2015. – № 1. – С. 58 – 67.

12. Кузнецова, Т.В.Секретарское дело / Т.В.Кузнецова. – М.: Журн. «Упр. Персоналом», 2021. — 328 с.