Состав информационно-справочных документов небольшой и определяется производственными потребностями «Главпимаркет» (см. рис. 6).

Рисунок 6 — Состав информационно-справочных документов «Главпимаркет»

Неотъемлемой и самой объемной частью документирования управленческой деятельности «Главпимаркет» являются деловые письма (см. рис. 7).

Рисунок 7 — Разновидности писем в «Главпимаркет»

Самой распространенной разновидностью служебных писем в «Главпимаркет» являются письма-просьбы. Письма-просьбы готовятся с целью инициировать возврат денежных средств, произвести отгрузку продукции и иных действий, необходимых организации.

Гарантийные письма содержат обязательство осуществления оплаты.

Письмо-ответ также одно из востребованных видов деловой переписки общества, которое составляется в ответ на инициативное письмо.

Письмо – запрос содержит просьбу о предоставлении информации.

Служебные письма «Главпимаркет» составляются на бланке письма и содержат реквизиты: товарный знак, наименование организации, справочные данные, адресат, заголовок (указывается не всегда), подпись. Гарантийные письма имеют оттиск печати.

В качестве замечания можно отметить наличие в ряде писем наименования вида документа «Письмо», что исключается при наличии специального бланка письма.

Подводя итог анализу видового состава и качества оформления документов «Главпимаркет» следует отметить, что отсутствие на предприятии инструкции по документационному обеспечению управления негативно сказывается на качестве подготовки официальных документов.

Организация работы с документами

Четко налаженное делопроизводство является критически важным элементом успешной работы коммерческой организации. Ответственность за документальный фонд «Главпимаркет», всю систему и построение документационного обеспечения в соответствии с уставом несет генеральный директор «Главпимаркет». За документы общего собрания акционеров и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров, его председатель и корпоративный секретарь. Весь комплекс делопроизводственных работ выполняет главный бухгалтер «Главпимаркет», но данные функции в его должностной инструкции не отражены.

Организация работы с документами в «Главпимаркет» включает операции: прием, рассмотрение, регистрацию, контроль исполнения, хранение и использование документов.

Быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса зависит от правильной, рациональной организации документооборота.

Динамика документооборота представлена на рис. 8.

Рисунок 8 — Динамика документооборота за 2019-2021 гг. в «Главпимаркет»

Как видим, колебания документооборота являются несущественными. В документационном обеспечении предприятия выделяются три основных потока документов: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы (см. рис. 9).

Рисунок 9 — Структура документооборота «Главпимаркет»

В общем объеме документооборота доминирует исходящий документопоток, что объясняется необходимостью деловых контактов с организациями партнерами и контрагентами.

Доставка документов в «Главпимаркет» осуществляется по электронной почте, почтовой связи, факсу, значительная часть поступает с помощью передачи их сотрудниками других организаций.

Рисунок 10 — Способы доставки документов в подразделение «Главпимаркет»

Все большее значение приобретает электронная почта, многие партнеры присылают документы по ней.

Прием и обработка входящих документов осуществляется главным бухгалтером.

Поступившие документы проходят следующие этапы (см. рис. 11).

Рисунок 11 — Схема движения входящих документов

Во время первичной обработки входящих документов проверяется правильность доставки корреспонденции. Все конверты вскрываются и проверяются вложения в конверт. Не вскрываются конверты с надписью «лично». Заказные письма принимаются под расписку.

В ходе предварительного рассмотрения поступивших документов проводится их распределение на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Не регистрируются:

— бухгалтерские и планово-финансовые документы;

— информация, поступившая в виде копий для сведения;

— печатная продукция, в том числе, рекламные буклеты и листовки, прейскуранты и прайс-листы;

— приглашения на семинары, тренинги, совещания;

— рекламная и информационная корреспонденция;

— технические условия.

На регистрируемых документах проставляется штамп, в который содержит входящий номер и дату поступления документа в организацию.

При получении документов по электронной почте их регистрируют и передают электронные документы наравне с документами на бумажных носителях, пришедшими по почте, руководству «Главпимаркет». При поступлении важных документов по электронной почте, контрагент дублирует его поступление по почте, так как такие документы фактически не имеют юридической силы.

Состав входящего документопотока представлен на рис.12.

Рисунок 12 — Структура и состав входящего документопотока

В процессе предварительного рассмотрения учитывается, нужна ли к документам, передаваемым генеральному директору, подборка дополнительных материалов: договоров, счетов и т.д. Эти документы подбираются главным бухгалтером и главным инженером и передаются вместе с входящими документами генеральному директору.

Без предварительного рассмотрения передаются документы, адресованные конкретно работнику или структурному подразделению ООО.

Далее входящие документы поступают генеральному директору.

Генеральный директор рассматривает входящий документ и отражает свое решение по его исполнению в резолюции. Далее документ передается исполнителю. Работая с документом, исполнитель готовит ответ и направляет генеральному директору на подпись (вместе с материалами, которые использованными при подготовке ответа).

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах «Главпимаркет».

К внутренним документам предприятия относятся: приказы, протоколы (см. рис. 13).

Рисунок 13 — Состав внутренних документов «Главпимаркет»

Движение внутренних документов задается их видом, наличием в документах поручений, требующих исполнения, а в случае распорядительных документов и способом принятия решения.

Движение документов, издаваемых коллегиально, включает следующие стадии (см. рис. 14):

Рисунок 14 — Блок-схема движения распорядительного документа, издаваемого коллегиально

Порядок созыва общего собрания участников общества определяется уставом. На начальном этапе движения документов проводится подготовка материалов для заседания коллегиального органа: информации, справки, аналитические записки по рассматриваемому вопросу и проект решения. Эти документы впоследствии передаются секретарю собрания, который проверяет их полноту и правильность оформления. Как правило, это происходит за 10–12 дней до заседания. Секретарь формирует повестку дня заседания, готовит и рассылает приглашения на заседание членам коллегиального органа.

Генеральный директор, созывающий общее собрание участников общества, обязан не позднее, чем за тридцать дней до его проведения уведомить об этом каждого участника общества заказным письмом. В уведомлении указывается время и место проведения общего собрания участников Общества, а также предлагаемая повестка дня. Вместе с уведомлением направляются информация и материалы: годовой отчет общества, заключения ревизионной комиссии и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов общества, сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, Совет директоров и ревизионную комиссию, проект изменений и дополнений, вносимых в устав общества, или проект устава общества в новой редакции, проекты внутренних документов общества.

Любой участник «Главпимаркет» вправе вносить предложения о включении в повестку дня общего собрания дополнительных вопросов, которые в обязательном порядке включаются в повестку дня общего собрания участников Общества.

Для рассылки используется электронная почта.

Весь ход проведения заседания в протоколе: выступления докладчиков, обсуждение вопросов, принятые решения.

Окончательное оформление протокола и издание распорядительного документа (постановления или решения) проводится в течение 3 – 5 дней после заседания. Доведение их до исполнителя осуществляется путем передачи заверенных копий протоколов или выписок из них.

Оформляются внутренние документы в одном экземпляре. При необходимости распорядительные документы, выписки из протоколов копируются в количестве, соответствующем количеству заинтересованных лиц.

Обработка исходящих документов состоит из стадий (см. рис. 15).

Как видим, технология прохождения исходящих документов совпадает с прохождением внутренних документов на стадии создания документа.

Рисунок 15 — Порядок обработки исходящих документов

Структура и состав исходящего документопотока представлена на рис. 16.

Рисунок 16 — Структура и состав исходящего документопотока

Исполнитель готовит и оформляет проект исходящего документа. Затем проект документа поступает на подпись к генеральному директору, который по своему усмотрению может внести в него изменения и вернуть на доработку. Исходящие документы создаются в двух экземплярах, как исключение – факсов, составляемые в одном экземпляре.

После подписания генеральным директором всех экземпляров документа, он регистрируется главным бухгалтером и в тот же день отправляется адресату. Второй экземпляр исходящего документа и единственный экземпляр факса формируются в дело.

Важной процедурой, фиксирующей факт постановки документа на учет, придающей ему законную силу является регистрация.

Регистрация позволяет обеспечить сохранность документов, оперативный поиск, учет и контроль, а также:

— вести контроль исполнения документа;

— дать качественные и количественные характеристики документов;

— подтвердить факт получения или отправки документа.

Документы в «Главпимаркет» регистрируются однократно: входящие документы – в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.

На предприятии используется централизованная система регистрации, позволяющая создать единую справочную базу по документам предприятия и установить единый порядок регистрации.

Входящие, исходящие и внутренние коммерческие документы, регистрируется отдельно с применением журнальной системы регистрации.