Отчет по практике специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Раздел «Должностные обязанности» очерчивает круг профессиональной деятельности.

Раздел «Ответственность» определяет условия и порядок наступления ответственности. Для разных категорий должностей предусматривается индивидуальные условия ее наступления.

При наличии в должностной инструкции раздела «Права» он содержит перечень полномочий, которыми наделен сотрудник для реализации возложенных на него обязанностей.

Раздел «Условия работы» раскрывает режим работы и обязательность выезда в командировки

В раздел «Прочее» содержатся ссылки на нормативные акты, послужившие основанием для подготовки должностной инструкции. Не оформленная в отдельный раздел подобное ссылка содержится в каждой должностной инструкции.

Раздел «Заключительные положения» (имеется только в должностной инструкции прораба) включает следующие положения:

— данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые могут быть дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами;

— должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение;

— должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия;

— дополнительно, такая инструкция может согласовываться с непосредственным руководителем работника;

— каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под роспись;

— один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательному передачи работнику для использования в трудовой деятельности.

Должностные инструкции утверждены генеральным директором. Оформлены на чистом листе бумаги по типу общего бланка с угловым расположением реквизитов и включают: наименование организации, гриф утверждения, оттиск печати, вид документа, заголовок.

Замечания к оформлению формуляра данного вида документа повторяют замечания, высказанные в ходе анализа положения об отделе кадров. Следует отдельно отметить отсутствие положения о порядке пересмотра должностной инструкции и отметки об ознакомлении сотрудника с должностной инструкцией.

Подобные нарушения свидетельствует об отсутствии системы документирования и единых требований к составу информации и оформлению документов.

Договоры – одни из центральных документов в делопроизводстве организации, характеризующие характер и форму взаимодействия с другими организациями.

В состав организационных документов «Главпимаркет» входят разновидности хозяйственных договоров.

Договор поставки товара предполагает, что один из его участников (поставщик) берет на себя обязательства по поставке определенных товаров другому участнику договора (покупателю). Покупатель обязуется этот товар принять и оплатить.

В «Главпимаркет» разработаны типовые формы этих видов договоров. Гражданский кодекс жестко не устанавливает структуру договора, поэтому он составляется в свободной форме.

Реквизиты договора: вид документа, номер, заголовок, место составления, дата, реквизиты сторон, подписи, оттиск печати.

Структура текста договора включает преамбулу и существенные условия, закрепленные в разделах:

1. Предмет договора;

2. Цели работ;

3. Порядок расчетов;

4. Сроки выполнения работ;

5. Обязанности и права сторон;

6. Гарантии;

7. Ответственность сторон;

8. Форс-мажор;

9. Порядок разрешения споров;

10.Заключительное положение;

11.Реквизиты сторон.

Удостоверяется договор реквизитами, подписями, оттисками печатей сторон. Р

ешение о заключении договора принимает генеральный директор, ответственным за подготовку договоров является главный инженер.

Заключение договора сопровождается полной процедурой и проходит несколько стадий (см. рис. 3).

Рисунок 3 — Блок – схема заключения договора

Начальная стадия называется оферта и одержит предложение заключить договор. Следующая стадия — согласие о принятии предложения и подготовка проекта договора. При заключении договора между контрагентами могут возникать разногласия, которые регулируются на стадии согласования проекта договора с целью выработки условий, удовлетворяющих обе стороны. Данный этап является самым важным, ведь от того, насколько верно будет составлен договор, зависит защита при возникновении непредвиденных обстоятельств. Все замечания оформляются в письменном виде и возвращаются в организацию-инициатор для последующей доработки.

Окончательный вариант договора составляется в двух экземплярах, подписывается и направляется контрагенту для подписания. Один из подписанных экземпляров возвращается в общество.

Следствием единоличного управления «Главпимаркет» является необходимость передачи части его полномочий другому. Доверенность исполнения части обязанностей генерального директора оформляется доверенностью.

Доверенность на передачу полномочий генерального директора «Главпимаркет» оформлена на чистом листе бумаги и включает реквизиты: ОГРН, ИНН, КПП, сокращенное наименование организации, фактический и юридический адрес, вид документа, номер, дата, место составления, подпись, оттиск печати.

Текст в силу требований Гражданского Кодекса содержит сведения о наименовании единоличного органа, идентификационные данные лица, кому полномочия передаются (фамилия, инициалы имени, фамилии, паспортные данные), перечень передаваемых полномочий, срок действия доверенности, указание на невозможность передачи полномочий третьим лицам.

В конце текста дается отметка о заверении подписи доверенного лица.

Удостоверен документ оттиском печати. 

Специфика управления обществом с ограниченной ответственностью предусматривает наличие двух способов принятия управленческих решений и двух групп распорядительных документов (см. рис. 4).

Рисунок 4 — Виды распорядительных документов в «Главпимаркет»

При единоличном принятии решений распорядительные документы издаются генеральным директором «Главпимаркет» в виде приказов. Решения генерального директора оформляются двумя видами приказов (см. рис. 5).

Рисунок 5 — Виды приказов в «Главпимаркет»

Как видим, в алгоритме подготовки документа выпадает ряд стадий, характерных для издания распорядительных документов, такие как: подготовка проекта документа, согласование, внесение изменений в проект, повторное согласование.

Приказ оформляется на общем бланке «Главпимаркет» с указанием реквизитов: вид документа, дата, номер, заголовок, подпись, отметка об ознакомлении с документом.

Подготовка текста приказа имеет своеобразие – в них отсутствует констатирующая часть. Сразу после заголовка следуют разделы приказа, строящиеся по схеме: действие ® исполнитель. В последнем пункте приказа указано, на кого возложен контроль за его исполнением.

В левом нижнем углу документа располагается отметка об ознакомлении исполнителей с текстом приказа, которая состоит из наименования должности, фамилии, инициалов имени и отчества. Изучение формуляра приказов, подготовленных в «Главпимаркет» свидетельствует о наличии значительного количества отступлений от требований ГОСТ48 в его оформлении:

— если при подготовке приказа используется общий бланк, то он не должен содержать справочных данных об организации;

— наименование вида документа должно писаться приписными буквами (ПРИКАЗ);

— приказ должен иметь регистрационный номер, расположенный от границы правого поля, сразу после наименования вида;

— отсутствует место составления документа;

— распорядительная часть приказа должна начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», но оно отсутствует;

— в расшифровки подпись генерального директора инициалы имени и отчества должны располагаться перед фамилией.

Все вопросы работы и функционирования «Главпимаркет» решает общее собрание участников общества.

Согласно действующему законодательству, составлять протокол требуется не реже, чем 1 раз за год.

Документом, подтверждающим принятие решения, является протокол общего собрания участников ООО. Требования к протоколу общего собрания участников ООО устанавливает ГК РФ49. Протокол оформляется на общем бланке компании и включает название компании, вид документа (протокол), дата и время проведения собрания, а также место, где оно проходит. Также фиксируется количество зарегистрированных участников с целью определения наличия или отсутствия кворума для принятия решений по вопросам повестки дня.

Далее следует вводная и основная часть протокола.

Далее фиксируется вид собрания:

1. очередное;

2. внеочередное.

Общее собрание предполагает либо личное присутствие членов в момент совещания или заочное участие.

Вводная часть протокола включает повестку дня, сведения о председательствующем и секретаре собрания. В повестке дня указываются вопросы, предложенные к рассмотрению, которые размещаются по степени их важности.

Основная часть протокола отражает ход обсуждения и голосования по вопросам повестки дня с указанием выступающих по каждому из вопросов, внесенными предложения, результатами голосования и принятое решение. Формируется по вопросам повестки дня из 4 частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ГОЛОСОВАЛИ», «РЕШИЛИ» с указанием инициалов и должностей докладчиков, а также коротко отражается суть их выступлений.

В ходе оформления протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером предыдущего протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Завершается процедура составления протокола общего собрания его подписанием, удостоверяется текст протокола подписями председательствующего и секретаря.

На основании протокола заседания оформляется распорядительный документ – решение, подписываемый председателем.

Процедура подготовки протокола не должна превышать 15 суток с момента проведения мероприятия, в противном случае протокол признается недействительным.

Копии протокола направляют всем участникам общества в течение десяти дней после его составления. Участники общества также вправе потребовать выписку из протокола, которую готовит исполнительный орган.

Организацией ведение протокола во время собрания занимается генеральный директор. Протоколы всех собраний подшиваются в книгу.

Регистрационно-учетные журналы по протоколам не ведутся. Учетную функцию выполняет само дело, в которое подшиваются подписанные протоколы.